Das Anlegen der Dokumente kann einige Werktage dauern. Sobald die Erstellung abgeschlossen ist, erhalten Sie von unserem Team pro Vorlage eine Design-ID, mit der Sie - wie im nächsten Schritt beschrieben - das Dokument in Ihrem doo Account anlegen können.

1.3. Dokumenteinstellungen verwalten

Neue Dokumente werden in den Organisationseinstellungen angelegt, die jeder doo Administrator über das Zahnradsymbol in der oberen Menüleiste aufrufen kann. Wechseln Sie zum Reiter "Dokumente" und klicken Sie auf "Neues Dokument".

Neben dem internen Namen, der Ihnen als Veranstalter innerhalb des doo Event Managers angezeigt wird, können Sie einen Dateinamen für das PDF-Dokument vergeben sowie definieren, wie die Bezeichnung im Buchungsportal heißen soll, über die der Download durch den Teilnehmer gestartet werden kann.

Fügen Sie nun die von doo erhaltene Design-ID ein, um dem Dokument die passende Vorlage zuzuordnen und wählen Sie die Sprache der Vorlage aus. Wenn Sie Ihren Buchungsprozess in Deutsch und Englisch anbieten und den Teilnehmern ihre Dokumente in der jeweiligen Sprache zukommen lassen möchten, müssen entsprechend zwei Dokumente angelegt und mit den jeweiligen Design-IDs verbunden werden. 

Wenn Sie mit mehreren Sprachen arbeiten, empfehlen wir, die Sprache in den internen Namen des Dokuments mit aufzunehmen (z.B. "Teilnehmerzertifikat (DE)"), um Ihnen später die Zuordnung zu erleichtern.

Bereits angelegte Dokumente können Sie anschließend in der Übersicht sehen und über das Stiftsymbol erneut anpassen.

1.4. Dokument einer Veranstaltung zuordnen

Um ein Dokument für eine Veranstaltung zu hinterlegen, rufen Sie die entsprechende Veranstaltung auf und gehen zu den Veranstaltungseinstellungen. Dort finden Sie unter "Tickets & Dokumente" die Möglichkeit, ein Dokument auszuwählen.

Wählen Sie das entsprechende Dokument anhand des internen Namens aus. Über "+ Dokument hinzufügen" können Sie weitere Dokumente für die Veranstaltung hinterlegen.

Über den Schalter "Dokument zum Herunterladen im Buchungsportal bereitstellen" können Sie dem Teilnehmer ermöglichen, das Dokument selbstständig aus seinem Buchungsportal herunterzuladen. Anhand der Bezeichnung unter "Download-Link im Buchungsportal" können Sie dann noch einmal prüfen, wie Sie das Dokument in den Organisationseinstellungen für den Download benannt haben.

1.5. Freigabe

Sobald Sie ein Dokument erfolgreich in Ihren Organisationseinstellungen angelegt und für eine Veranstaltung hinterlegt haben, können Sie sich über die manuelle Registrierung selbst für Ihre Veranstaltung anmelden und das Dokument testweise - wie im nächsten Schritt beschrieben - für sich selbst generieren und so kontrollieren, ob alles so angezeigt wird, wie Sie es wünschen und die persönlichen Daten korrekt angeordnet sind.

2. Dokumente für Teilnehmer personalisieren

2.1. Dokument generieren

Um personalisierte Dokumente für Ihre Teilnehmer zu erstellen, rufen Sie die Teilnehmerübersicht auf und wählen über die Checkbox vorne in der Liste, die entsprechenden Teilnehmer aus. Wenn Sie nun auf "Dokumente generieren" klicken, können Sie das passende Dokument anklicken, um es für den jeweiligen Teilnehmer zu generieren. Das Erstellen des personalisierten Dokuments kann je nach Dateigröße und Anzahl der Teilnehmer etwas dauern.

2.2. Dokument herunterladen

Sobald die Erstellung abgeschlossen ist, können Sie das PDF-Dokument über die drei Punkte rechts in der Zeile des Teilnehmers herunterladen. 

Anstatt jedes Teilnehmerdokument einzeln herunterzuladen, können Sie auch alle zusammen als ZIP-Datei herunterladen. Scrollen Sie hierzu auf der Teilnehmerübersichts-Seite nach oben und klicken auf "Alle Dokumente herunterladen". So können Sie die Dokumente gesammelt für sich intern abspeichern bzw. die einzelnen Dokumente per E-Mail an Ihre Teilnehmer versenden.

3. So bekommt der Teilnehmer sein Dokument

3.1. Download aus dem Buchungsportal

Nachdem Sie die Dokumente in doo generiert haben, können Sie Ihre Teilnehmer in einer Rundmail informieren, dass diese nun zum Download in ihren persönlichen Buchungsportalen bereit liegen und geben ihnen eine kurze Anleitung, wie sie sie finden. Kontrollieren Sie bitte vorab, dass Sie die entsprechende Funktion in den Veranstaltungseinstellungen aktiviert haben (s. 1.4.).

Um das Dokument aufzurufen muss der Teilnehmer dann lediglich erneut auf Ihre Veranstaltungsseite gehen und sich mit seiner Buchungsnummer und Emailadresse in sein Buchungsportal einloggen. Dort kann er das für ihn bereit gestellte Dokument dann herunterladen.

3.2. Automatischer Versand per E-Mail

Zudem besteht die Möglichkeit, die Dokumente automatisch per E-Mail an Ihre Teilnehmer zu verschicken. Hierbei können Sie individuell definieren, wann der Versand ausgelöst werden soll: Z.B. alle eingecheckten Teilnehmer sollen ihre Dokumente automatisch nach dem Check-in oder nach Ende der Veranstaltung per E-Mail zugeschickt bekommen? Nur diejenigen Webinar-Teilnehmer, die mindestens 75% des Webinars anwesend waren, sollen Ihr Schulungszertifikat bekommen? 

Wenn Sie Interesse an solch einer Lösung haben, sprechen Sie uns gerne an. Unser Team programmiert Ihnen gerne eine individuelle Automatisierung - mittelfristig werden auch Sie innerhalb des doo Event Managers die Möglichkeit haben, solche E-Mail-Logiken selbst einzustellen.