Tipps für virtuelle Veranstaltungen bei doo

Seit dem Mai 2020 haben Sie die Möglichkeit in doo auch rein virtuelle Events zu erstellen. Welche Schritte Sie dafür bei der Veranstaltungserstellung ausführen müssen und einige nützliche Tipps und Tricks zu dem Thema "Virtuelle Veranstaltungen mit doo", finden Sie hier.

1. Virtuelle Veranstaltung in doo erstellen

Beginnen Sie die Veranstaltungserstellung wie gewohnt, indem Sie in Ihrer doo-Startseite auf "Neue Veranstaltung" klicken. Scrollen Sie im ersten Schritt der Erstellung zu dem Punkt "Veranstaltungsort" und klicken dort die Checkbox "Dies ist eine virtuelle Veranstaltung" an.

Sobald Sie die Veranstaltung als virtuell markiert haben, wird der Veranstaltungsort in der Buchungsmaske nicht mehr angezeigt.

WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass trotzdem eine Adresse angegeben werden muss, da sich die Zeitzone der Veranstaltung aus der Adresse bestimmt. Es würde aber beispielsweise auch reichen "Deutschland" als Adresse einzugeben.

Tipp: Sie können das Feld "Name des Veranstaltungsortes" bei Bedarf für einen zusätzlichen Hinweis nutzen:

Die einzelnen Schritte der Veranstaltungserstellung im Allgemeinen, sowie weitere Einstellungsmöglichkeiten, können Sie hier finden.

2. Empfohlene Einstellungen für Ihre virtuelle Veranstaltung

Im folgenden Abschnitt finden Sie einige generelle Tipps, welche Einstellungen bei einer virtuellen Veranstaltung besonders zu beachten sind.

• Im dritten Schritt der Veranstaltungserstellung haben Sie die Möglichkeit, sowohl die Teilnehmerabfragen als auch die Abfragen über den jeweiligen Bucher anzupassen. Da virtuelle Veranstaltungen online stattfinden, benötigen Sie meist auch die E-Mail-Adresse der einzelnen Teilnehmer - nicht nur die der Bucher. Wie Sie diese Abfrage anpassen und weitere Einstellungen im dritten Schritt der Erstellung vornehmen, können Sie hier nachlesen.
• Ein weiterer Tipp ist, den automatischen Versand der PDF-Tickets als E-Mail-Anhang bei der Buchungsbestätigung (nach getätigter Zahlung) auszuschalten, da die Tickets bei einer virtuellen Veranstaltung ja nicht benötigt werden, anders als bei einer "normalen" Veranstaltung mit Check-In. Die Anleitung, wie Sie den automatischen Versand der PDF-Tickets an Ihre Bucher ausschalten, finden Sie hier.
• Falls Ihnen der Check-In-Status für Ihre Auswertung wichtig ist, können Sie die angemeldeten Teilnehmer zum Beispiel anhand der E-Mail-Adressen manuell einchecken. Dazu können Sie auf der Veranstaltungdetail-Seite auf "Teilnehmer" klicken und können dann die jeweiligen Teilnehmer per Klick auf den Check-In-Button einchecken. Weitere Informationen zum Check-In sehen Sie hier.
• Auf Wunsch können Sie den Zugangslink zu Ihrer virtuellen Veranstaltung direkt in Ihre Buchungsbestätigung mit aufnehmen. Wie Sie die E-Mail Inhalte der Bucher-E-Mails anpassen, erfahren Sie hier.
• Alternativ besteht auch die Möglichkeit, eine Schnittstelle zu einem Webinaranbieter einzurichten, bei dem die Teilnehmerdaten aus doo automatisch an den Anbieter übertragen und personalisierte Einladungslinks verschickt werden. Wenn Sie Interesse an einer Schnittstelle zu einem speziellen Webinar-Anbieter haben, wenden Sie sich gerne an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net.
• Zum Abschluss sollten Sie noch die Buchungsbedingungen und Datenschutzinformationen kontrollieren, indem Sie in der Veranstaltungsübersicht auf "Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe" klicken. Hier haben Sie die Möglichkeit, die für virtuelle Events möglicherweise abweichenden Bedingungen entsprechend anzupassen. Hilfe und Anleitungen zu diesen Einstellungen können Sie hier nachlesen.

3. Welche Arten von Veranstaltungen lassen sich virtuell abbilden?

Je nach Umfang und Inhalt Ihrer Veranstaltung, finden sich geeignete Formate, wie zum Beispiel eine virtuelle Konferenz oder ein Webinar. Es können allerdings auch ganze Messen virtuell stattfinden, wobei das Teilnehmermanagement wie bei "normalen" Veranstaltungen über doo abgewickelt werden kann. Für individuelle Fragen wenden Sie sich gerne an Ihren doo Ansprechpartner oder an support@doo.net.