Um das Kontaktmanagement in doo für Ihren eigenen Anwendungsfall und Ihre Kundendaten spezifisch anzupassen, können Sie die vom System vorgegebenen Standard-Datenfelder der doo Kontaktdetails wie Name, Anschrift und E-Mail-Adresse individuell ergänzen und z.B. durch eigene Datenfelder mit Angaben zur Position oder Branche erweitern.

Der Aufbau der doo Kontaktdetails kann im Organisationsmanagement verwaltet werden. Dort können Sie neue Datenfelder für das doo Kontaktcenter erstellen, bestehende Felder bearbeiten und archivieren. Auf Wunsch können Sie dort außerdem für die Systemfelder "Anrede" und "Titel" zusätzliche Auswahlmöglichkeiten hinzufügen.

Diese Funktion bietet Ihnen Flexibilität und eine bessere Übersicht im Umgang mit Ihren Kontaktdaten. Wenn Sie mehr über die allgemeine Verwaltung von bestehenden doo Kontakten erfahren möchten, können Sie sich dazu diesen Artikel ansehen. 

1. Wo verwalte ich meine Kontaktdatenfelder?

Die Möglichkeit, Kontaktdatenfelder zu bearbeiten, befindet sich in den Organisationseinstellungen und ist daher nur für Team Administratoren mit Pro- und Enterprise-Paket zugänglich. Um in die Account-Einstellungen Ihrer Organisation zu gelangen, klicken Sie in der Kopfleiste oben links neben Ihrem Namen auf das Zahnradsymbol und scrollen auf der sich öffnenden Seite nach unten.

2. Was genau kann geändert werden?

2.1. Ändern der Antwortmöglichkeiten bei den Systemfeldern "Anrede" und "Titel"

Pro- und Enterprise-Nutzer haben die Möglichkeit, bei den Systemfeldern "Anrede" und "Titel", bei denen standardmäßig nur "Herr" und "Frau" bzw. "Dr." und "Prof." zur Auswahl steht, weitere Antwortmöglichkeiten hinzuzufügen sowie bestehende zu archivieren.

Beispiel: Dank der neuen Bearbeitungsfunktion können Sie nun das dritte Geschlecht "Divers" hinzufügen oder weitere Titel wie "Prof. Dr." oder "Dipl.-Ing." für Ihre Kontakte zur Auswahl stellen.

Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol in Form eines Stifts. Im sich öffnenden Fenster können Sie die Antwortmöglichkeiten nun entsprechend bearbeiten, indem Sie neue hinzufügen oder bestehende durch Klick auf das Papierkorb-Symbol entfernen. Es sind Eingaben von bis zu 40 Werten mit jeweils bis zu 50 Zeichen möglich. Die Reihenfolge der Antwortmöglichkeiten kann durch Drag & Drop geändert werden, indem Sie auf die acht Punkte zur Linken einer Antwortmöglichkeit klicken und sie entsprechend verschieben.

Bestätigen Sie Ihre Änderungen anschließend durch Klick auf "Speichern". Diese werden dadurch direkt für Ihr Kontaktcenter sowie für Ihre Veranstaltungsregistrierungen übernommen.

2.2. Hinzufügen und Bearbeiten von eigenen Datenfelder

Um ein vollkommen neues Datenfeld für Ihre doo Kontakte hinzuzufügen, können Sie als Enterprise-Nutzer rechts oben auf "Neues Datenfeld anlegen" klicken. Im sich öffnenden Fenster können Sie den Namen für das Feld festlegen und den Typ definieren.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass der Name nachträglich nicht mehr geändert werden kann. Ein nachträgliches Anpassen der Bezeichnung eines Datenfelds ist entsprechend nur durch Archivieren und Neu Anlegen eines neuen Felds mit anderem Namen möglich. Bitte beachten Sie hierzu die Informationen zum Archivieren von Datenfeldern in diesem Artikel.

Es gibt 7 verschiedene Datenfeldtypen:

• Freitext kurz: Bis zu 100 Zeichen, kann mit dem Fragetyp "Offene Frage" verbunden werden (Bsp.: Mitgliedsnummer).
• Freitext lang: Bis zu 600 Zeichen, kann mit dem Fragetyp "Paragraph" verbunden werden (Bsp. Interessensgebiete).
• Auswahlliste: Ein Datentyp mit einer vorgegebenen Liste von bis zu 40 Werten, mit jeweils bis zu 50 Zeichen, von denen ein Wert ausgewählt werden kann (Bsp.: Position, Branche). Kann mit den Fragetypen "Einfachauswahl" und "Dropdown" verbunden werden. Bei diesem Datenfeldtyp können Sie auch nachträglich neue Antwortmöglichkeiten hinzufügen, bestehende archivieren sowie die Reihenfolge durch Drag & Drop ändern, indem Sie auf die acht Punkte zur linken einer Antwortmöglichkeit klicken und sie an die gewünschte Stelle ziehen.
  
• Checkbox: Checkbox mit Text von bis zu 50 Zeichen, die entweder ausgewählt ist oder nicht (Bsp. Mitglied?). Kann mit einer spezifischen Antwortmöglichkeit beim Fragetyp "Mehrfachauswahl" verbunden werden.
• Datei: Uploadfeld für eine JPEG-, PNG- oder PDF-Datei mit max. 10 MB (Bsp: Presse-, Fachbesucher oder Studentenausweis). Kann mit dem Fragetyp "Datei Upload" verbunden werden.
• Telefonnummer: Ein Feld für die Telefonnummerneingabe statt Länderauswahl. Kann mit dem Fragetyp "Telefonnummer" verbunden werden.
• Datum: Ein Feld für die Datumsauswahl aus einem Kalender. Kann mit dem Fragetyp "Datum" verbunden werden.

Klicken Sie nach Eingabe der gewünschten Daten auf "Anlegen", um das neue Feld zu erstellen. Die Änderungen werden direkt für Ihr gesamtes Kontaktcenter übernommen.

Tipp: Neben der Möglichkeit, neue Datenfelder im Organisationsmanagement anzulegen, können Sie dies auch direkt beim Kontaktimport tun, indem Sie aus einer Spalte Ihrer Tabelle ein neues Datenfeld anlegen. Alle Informationen zum Import finden Sie hier.

2.2.1. Optional: Teilnehmerfragen einer Veranstaltung mit Datenfeldern des Kontaktcenters verbinden

Wenn Sie bei einer Veranstaltungsregistrierung die vom Bucher gewählte Antwort auf eine von Ihnen gestellte Teilnehmerabfrage (wie z.B. die angegebene Branche oder Position) direkt in Ihrem Kontaktcenter abspeichern möchten, gehen Sie auf die dritte Seite der Veranstaltungsbearbeitung ("Teilnehmerdaten"). Hier können Sie eine neue Teilnehmerfrage erstellen bzw. eine bestehende Frage bearbeiten und die gewünschte Verknüpfung zum entsprechenden Kontaktdatenfeld durch das Feld "Mit Kontaktcenter verbinden (optional)" herstellen. Mehr zum Thema Teilnehmer- und Bucherfragen finden Sie hier.

2.3. Archivieren von Datenfeldern

Sie können Kontaktdatenfelder archivieren, indem Sie in der Übersicht der Kontaktfelder im Organisationsmanagement auf das Papierkorb-Symbol klicken.

Wichtig: Bitte beachten Sie unbedingt, dass das Archivieren eines Datenfelds durch Klick auf das Papierkorb-Symbol nicht rückgängig gemacht werden kann! Alle Kontaktdaten, die zuvor in diesem Feld gespeichert waren, gehen unwiederbringlich verloren. Wir empfehlen daher, etwaige Daten vor der Archivierung eines Datenfeldes immer per Kontaktdaten-Export abzuspeichern. Alle Informationen zum Kontaktdaten-Export finden sie hier.

Wichtig: Ebenfalls unbedingt zu beachten ist, dass aus technischen Gründen nach Archivierung eines Datenfelds später kein neues Feld mehr mit dem exakt gleichen Namen angelegt werden kann (diese Einschränkung gilt nicht für gelöschte Antwortmöglichkeiten bei Datenfeldern des Typs Auswahlliste wie z.B. Anrede und Titel).