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Mit dem Buchungsportal können Sie Ihren Buchern die Möglichkeit bieten, seine persönlichen Daten nach der ursprünglichen Buchung nochmals zu ändern bzw. zu aktualisieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Funktion aktivieren und welche Daten geändert werden können.

1. So aktivieren Sie das Buchungaportal
2. Wie und was genau kann ein Bucher ändern?
3. Wo werden die Änderungen gespeichert?

1. So aktivieren Sie das Buchungsportal

Das Buchungsportal kann für jede Veranstaltung einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Um die Funktion für Ihre Bucher freizugeben, klicken Sie auf die entsprechende Veranstaltung und gehen dann auf den Punkt "Einstellungen" im rechten Menü. Hier wählen Sie den Punkt "Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe" aus.

Scrollen Sie nach unten zum letzten Punkt und wählen die entsprechende Option aus. 

Die Funktion steht automatisch solange zur Verfügung bis die Veranstaltung vorbei ist. Sie können sie aber auch vorher jederzeit manuell deaktivieren, indem Sie die Checkbox wieder entfernen.

Optional können Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen, an eine automatische Benachrichtigung verschickt wird, immer wenn ein Bucher seine Buchung bearbeitet hat. Der Bucher selbst wird immer automatisch über die von ihm getätigte Änderung per E-Mail informiert.

Wichtig: Ihre Bucher bekommt keine automatische Information, dass Sie die Funktion freigeschaltet haben. Um sie dediziert auf die neue Funktion hinzuweisen, empfehlen wir, einen entsprechenden Hinweis in die Buchungsbestätigungs-E-Mail einzubinden. Mehr Information zur Bearbeitung der automatischen Buchungs-E-Mails finden Sie hier.

2. Wie und was genau kann der Bucher ändern?

2.1. Zugang zur Bearbeitungs-Möglichkeit für Ihre Bucher

Wenn Sie die Möglichkeit das Buchungsportal für eine Veranstaltung aktiviert haben, erscheint auf der Veranstaltungsseite mit der doo Buchungsmaske unter der Ticket-Auswahl ab sofort folgende Information: "Bereits angemeldet? Bearbeiten Sie Ihre Buchung hier".

Ihre Bucher brauchen also lediglich auf Ihre Veranstaltungseite zurückzukehren, wenn sie Änderungen vornehmen möchten. Wenn ein Bucher nun seine Buchung bearbeiten möchte, kann er auf den Link klicken und im nächsten Schritt seine Buchungs-Nummer (TX-XXXX-XXXX) und die E-Mail-Adresse eingeben, mit der er sich angemeldet hatte.

Nach der Eingabe von gültigen Daten erscheint die Übersicht der Buchung. Durch Auswählen des Stift-Symboles können die Daten für Bucher und Teilnehmer abgeändert werden. 

Nach erfolgter Änderung erhält der Bucher eine automatische Bestätigungs-E-Mail über die erfolgreiche Änderung, ggf. mit den aktualisierten Buchungsdokumenten (Tickets oder Rechnung) im Anhang.

Sollten Sie die optionale E-Mail-Benachrichtigungsfunktion aktiviert haben, werden auch Sie unter der E-Mail-Adresse, die Sie in den Einstellungen angegeben haben, informiert, dass eine Buchungsänderung stattgefunden hat.

Wichtig: Welche Änderungen vorgenommen wurden, geht aus den E-Mail-Benachrichtigungen nicht hervor. Der Inhalt der Benachrichtigungs-E-Mails kann im Standard nicht angepasst werden. Wenn Sie dennoch einen individuellen Text für die Bucher-E-Mails hinterlegen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net für ein entsprechendes Angebot.

2.2. Welche Änderungen kann der Bucher vornehmen?

Folgende Eingaben können durch den Bucher auf Buchungs- und Teilnehmer-Ebene bearbeitet/durchgeführt  werden:

• Stammdaten wie Name, Adresse und E-Mail-Adresse
• Antworten auf die zusätzlichen Abfragen auf Buchungs- oder Teilnehmer-Ebene in allen Formaten (Textfelder, Einzelauswahl, Dateiupload, Dropdown etc.)
• Hinzufügen von kostenfreien Produkten

Folgendes kann NICHT durchgeführt werden:

• Teilstornierung allgemein
• Stornierung von kostenpflichtigen Tickets oder Produkten 
• Änderung der Ticketkategorie
• Hinzubuchen von kostenpflichtigen Produkten oder Tickets

3. Wo werden die Änderungen gespeichert?

Standardmäßig wirken sich die durch den Bucher im Nachgang durchgeführte Änderungen nur auf die Buchung selbst aus. Die aktualisierten Daten werden entsprechend auf der Buchungsdetail-Seite sowie in der Buchungsübersicht bzw. Teilnehmerliste angezeigt, nicht aber für die im Kontaktcenter hinterlegten Kontaktdaten des Buchers bzw. der Teilnehmer übernommen.

Wenn Sie möchten, dass Änderungen an Buchungs- und Teilnehmerdaten in das doo Kontaktcenter übernommen werden und die dort vorhandenen Daten überschrieben werden, können Sie zuvor in den Organisationseinstellungen die "Datensynchronisation zwischen Buchungsdaten und doo Kontakt" aktivieren. Mehr zu diesem Thema finden Sie hier.

Dass bzw. wann eine Änderung durch den Bucher stattgefunden hat, können Sie der Spalte "Zuletzt geändert" der Excel-Buchungsübersicht entnehmen. Auch in Ihrer Online-Buchungsübersicht können Sie sich die geänderten Buchungen anzeigen lassen, indem Sie über die "Weiteren Suchoptionen" im Dropdown "Zuletzt geändert" auswählen, einen entsprechenden Zeitraum angeben und dann die Buchungen filtern.

Wichtig: Wenn Sie die Bucher Self-Service Funktion aktivieren und diese von Ihren Buchern benutzt wird, werden die ursprünglichen Buchungs- und Teilnehmerdaten durch den Bucher nachträglich überschrieben. Die ursprünglichen Daten sind danach nicht mehr verfügbar. Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, die Änderungen aber nachher noch nachvollziehen möchten, würden wir Ihnen eine doo Schnittstelle zu Ihrem CRM empfehlen. Wenden Sie sich bei Interesse an einem entsprechenden Angebot gerne mit den genauen Anforderungen an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an upgrade@doo.net.