Ab Mitte Septemer 2019 bieten wir Ihnen mit einer umfangreicheren Online-Übersicht mehr Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer zu verwalten. Hinzu kommt eine detailliertere Teilnehmerliste, die Sie als Excel- oder CSV-Datei herunterladen können.

Um die Teilnehmer-Übersicht aufzurufen, gehen Sie auf die Detail-Seite der entsprechenden Veranstaltung und klicken in der Mitte auf "Teilnehmer". 

1. Online-Ansicht

Oben auf der Seite sehen Sie die Übersicht über die einzelnen gebuchten Ticketkategorien mit dem jeweiligen Teilnehmerstatus. Unterhalb finden Sie die Auflistung aller angemeldeten Teilnehmer - die Anzahl entspricht also den bisher gebuchten Tickets.

Wichtig: Sofern Sie im Buchungsprozess keine Teilnehmerdaten abgefragt haben, bleiben die Felder "Name" und "Organisation" in der Übersicht leer und werden nicht, wie bisher, mit den Bucherdaten befüllt. In den meisten Fällen sind die Teilnehmerdaten für die Planung und Auswertung einer Veranstaltung relevanter als die Bucherdaten. Wir empfehlen daher, neben den Pflichtangaben auf Bucher-Ebene (die für den Versand der Buchungsbestätigung bzw. Rechnung notwendig sind), auch auf Teilnehmer-Ebene (also pro gebuchtem Ticket) zumindest den Namen und die E-Mail-Adresse abzufragen. Alle Informationen zum Thema Buchungs- und Teilnehmerfragen finden Sie hier.

1.1. Teilnehmerübersicht filtern

Sie können die Übersicht über den Link "Weitere Suchfunktionen" filtern, wenn Sie nur bestimmte Teilnehmer angezeigt bekommen möchten, wie z.B. nur die aktiven Teilnehmer, die bereits bezahlt haben oder nur die Teilnehmer, die eine bestimmte Antwort auf eine Frage angegeben haben.

1.2. Check-in Funktion

In der vorletzten Spalte "Check-in" können Sie Teilnehmer manuell ein- und auschecken. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung mit der doo Standard-Check-in Lösung arbeiten, bei der Sie die QR-Codes auf den Teilnehmertickets mit einer beliebigen Scan-App scannen und auf diese Weise die Personen vor Ort einchecken können, bietet Ihnen diese Funktion eine Alternative dazu. Sollte z.B. ein Teilnehmer sein Ticket nicht vorliegen haben, können Sie ihn anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse aus der Übersicht heraussuchen und einchecken. Wie beim Check-in durch Scannen wird automatisch der jeweilige Check-in-Zeitpunkt in die Teilnehmerliste aufgenommen.

Alle Informationen zur doo Standard-Check-in Lösung finden Sie hier.

1.3. Sammelaktionen

Sie können über die jeweilige Checkbox ganz vorne in der Zeile mehrere Teilnehmer auswählen, um für diese eine Aktion durchzuführen. So können Sie z.B. mehrere Teilnehmer gleichzeitig einchecken, sie zu einer Kontaktgruppe hinzufügen, sie aus einer Gruppe entfernen oder die Auswahl als CSV- oder Excel-Datei exportieren.

1.4. Weitere Funktionen

Über die drei Punkte am Ende jeder Zeile haben Sie weitere Möglichkeiten:

1.4.1. Buchungsdetails öffnen

Rufen Sie die zugehörige Buchung auf, z.B. um über die Buchungsdetail-Seite die vollständigen Teilnehmerdaten einzusehen oder zu ändern. Eine Anleitung, wie Sie Teilnehmerdaten ändern können, finden Sie hier.

1.4.2. Ticket bzw. Namensschild herunterladen

Laden Sie sich das Ticket bzw. Namensschild des Teilnehmers als PDF herunter.

1.4.3. Verbundenen Kontakt öffnen

Insofern der Teilnehmer mit einem Kontakt im Kontaktcenter verbunden ist, können sie diesen aufrufen, z.B. um die vollständigen Kontaktdaten und ggf. vorherige Buchungen einzusehen.

1.4.4. Verbundenen Kontakt ändern

Wurde ein Teilnehmer, z.B. weil er bei der Buchung ein neue E-Mail-Adresse angegeben hat, nicht dem gewünschten doo Kontakt zugeordnet, können Sie dies über diese Funktion nachträglich ändern.

Nachdem Sie die Option ausgewählt haben, können Sie den Kontakt, dem Sie den Teilnehmer zuordnen möchten, über die Suche heraussuchen und die Zuordnung bestätigen.

1.4.5. Check-in Bestätigungsseite öffnen

Insofern Sie bei doo eine individuelle Check-in Bestätigungsseite beauftragt haben, um diese z.B. für den Namensschild-Druck vor Ort zu nutzen, können Sie auch diese über die Teilnehmerübersicht aufrufen.

2. Teilnehmer hinzufügen

Über den Link "Teilnehmer hinzufügen" oben rechts auf der Seite können Sie selbst weitere Teilnehmer manuell registrieren. Alle Informationen zum Thema manuelle Registrierung finden Sie hier.

3. Download der Teilnehmerliste

Über den Link "Teilnehmer exportieren" können Sie Ihre aktuelle Teilnehmerliste jederzeit als CSV- oder Excel-Datei herunterladen. Sollten Sie die Übersicht über die weiteren Suchoptionen gefiltert haben, wird nur die gefilterte Ansicht exportiert.

Wie genau die Teilnehmerliste aussieht und wie sie sich von der Buchungsübersicht unterscheidet, erfahren Sie hier.