Wenn Sie Ihre Kontakte mithilfe von personalisierten Einmal-Zugangscodes oder mit einer doo E-Mail-Nachricht einladen, können Sie die in doo vorhandenen Kontaktdaten im Buchungsprozess vorbefüllen. Hierdurch wird der Prozess für die Bucher abgekürzt, was für den Bucher sehr komfortabel ist und z.B. die Abbruchrate reduzieren kann. Außerdem können Sie die Gelegenheit nutzen, Ihre Bestandsdaten durch die Bucher überprüfen und aktualisieren zu lassen.

1. Vorbefüllen von Daten aktivieren
2. Welche Daten können vorgefühlt werden ?
3. Änderung von vorbefüllten Daten durch den Bucher
4. Datensynchronisation

1. Vorbefüllen von Daten aktivieren

1.1. Personalisierte Zugangscodes

Nachdem Sie einmal einlösbare Zugangscodes erstellt haben, können Sie diese personalisieren, indem Sie sie einer Kontaktgruppe zuordnen. Jedem Kontakt aus der Gruppe wird dadurch ein Code zugeordnet. Anschließend können Sie einstellen, dass die vorhandenen Kontaktdaten automatisch vorbefüllt werden, nachdem der Bucher den Code eingegeben und das gewünschte Ticket ausgewählt hat.

Weitere Informationen zum Erstellen von Zugangscodes finden Sie hier.

1.2. E-Mail-Nachrichten

Um beim Versand von E-Mail-Nachrichten festzulegen, dass die Kontaktdaten im Buchungsprozess vorbefüllt werden sollen, setzen Sie auf der Nachrichten-Detail-Seite unten in den Einstellungen den entsprechenden Haken unter "Fragen im Buchungsprozessmit verfügbaren Kontaktdaten vorbefüllen". Nun können Sie entscheiden, ob die Kontaktdaten bei den Teilnehmerfragen, den Buchungsfragen oder bei beiden vorbefüllt werden sollen.

Voraussetzung für das Vorbefüllen ist, dass Ihre E-Mail einen Einladungslink enthält. Ansonsten werden Ihnen die Einstellungen nicht angezeigt. Mehr zum Thema Erstellen von doo E-Mail-Nachrichten finden Sie hier.

1.3. Unterschied Buchungs- und Teilnehmerdaten

Wenn Sie das Vorbefüllen aktiviert haben, können Sie jeweils einstellen, ob die Daten auf Buchungs- und/oder auf Teilnehmer-Ebene übernommen werden sollen.

Durch das Vorbefüllen von Buchungsfragen werden automatisch die Daten des Buchers bzw. des Rechnungsempfängers ins Formular eingetragen. Entscheiden Sie sich stattdessen oder zusätzlich dafür, Teilnehmerfragen vorzubefüllen, werden die Kontaktdaten für den jeweils ersten Teilnehmer der Buchung übernommen. Die Daten mehrerer Teilnehmer in einer Buchung vorzubefüllen ist nicht möglich.

2. Welche Daten können vorbefüllt werden?

Vorbefüllt werden können alle doo Standardabfragen wie Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Anschrift des Kontakts.

Zusätzlich können Sie eigene Datenfelder für Ihre doo Kontakte anlegen und mit Bucher- oder Teilnehmerfragen verbinden. Die Antworten der Teilnehmer bzw. Bucher auf diese Fragen werden dann nicht nur in der Teilnehmer- bzw. Buchungsübersicht der jeweiligen Veranstaltung, sondern auch veranstaltungsübergreifend im doo Kontaktcenter abgespeichert. Auf diese Weise können Sie z.B. Ihre Stammdaten durch Angaben zur Branchenzugehörigkeit, Position oder Interessen einer Person anreichern.

2.1. Eigene Fragen mit Kontaktdatenfeldern vorbefüllen

Wenn Sie mit eigenen Datenfeldern arbeiten möchten, um auch Nicht-Standardfragen im Buchungsprozess vorzubefüllen, müssen diese zuerst manuell oder über den Kontaktimport in Ihrem Kontaktcenter angelegt werden. Wie neue Datenfelder in doo angelegt werden, erfahren Sie hier.

Im dritten Schritt der Veranstaltungserstellung ("Teilnehmerdaten") können Sie dann eine eigene Frage anlegen und mit den entsprechenden Datenfeldern verbinden.

Wurde eine Frage mit einem Datenfeld verbunden, werden die im doo Kontaktcenter für dieses Datenfeld hinterlegten Daten des jeweiligen Kontakts also zusätzlich zu den Standardabfragen im Buchungsprozess vorbefüllt. Das Vorbefüllen kann nicht individuell für einzelne Fragen aktiviert bzw. deaktiviert werden: Insofern die Daten für den Kontakt vorliegen, werden also immer alle Fragen, die mit dem Kontaktcenter verbunden sind, auf der ausgewählten Buchungs- bzw. Teilnehmer-Ebene vorbefüllt.

Umgekehrt werden vom Bucher neu eingegebene Antworten nicht nur in die Teilnehmer- bzw. Buchungsliste übernommen, sondern direkt ins Kontaktcenter übertragen. Wie Sie definieren, ob was passiert, wenn vorbefüllte Daten vom Bucher geändert werden, erfahren Sie im nächsten Absatz.

3. Änderung von vorbefüllten Daten durch den Bucher

3.1. Bearbeitungsmöglichkeit der vorbefüllten Daten einstellen

Im 3. Schritt der Veranstaltungserstellung können Sie in den "Erweiterten Einstellungen" festlegen, ob bzw. welche der vorbefüllten Daten vom Bucher geändert werden dürfen.

Deaktivieren Sie die Bearbeitungsmöglichkeit, kann nur mit den vorbefüllten Daten gebucht werden. Der Eingeladene hat somit nicht die Möglichkeit, seine Einladung für die Registrierung eines Dritten zu nutzen. Dies bietet sich an, wenn Sie sicherstellen möchten, dass sich nur die von Ihnen eingeladenen Personen anmelden können und Ihre Einladungen nicht weitergegeben werden. Leere Felder können auch bei gesperrter Bearbeitung ausgefüllt werden, die dann automatisch auch in den Kontakt übernommen werden.

Auch bei der Sperrung der Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit einzustellen, ob nur Teilnehmer-, nur Buchungs- oder sowohl Teilnehmer- als auch Buchungsfragen nicht bearbeitbar sein sollen. Wenn Sie z.B. sicherstellen möchten, dass nur die eingeladene Person zur Veranstaltung kommt, sie aber die Rechnungsadresse anpassen kann, können Sie die Daten für Teilnehmer und Bucher vorbefüllen, aber nur die Teilnehmerdaten für die Bearbeitung sperren.

Sie sollten sich außerdem überlegen, ob bei Änderung der E-Mail-Adresse durch den Bucher die Zuordnung der Buchung zum ursprünglichen Kontakt erhalten bleiben soll oder nicht (s. 3.2. in diesem Artikel).

4. Datensynchronisation

Sie möchten, dass die bei der Buchung eingegebenen Daten zurück in Ihr doo Kontaktcenter synchronisiert werden, um sie aktuell zu halten und sich den manuellen Abgleich anhand der Teilnehmer- bzw. Buchungslisten zu sparen? Erfahren Sie hier alles zum Thema Datensynchronisation bei doo.