Sie möchten die E-Mail-Adressen Ihrer Bucher bzw. Teilnehmer dazu nutzen, um ihnen Einladungen zu zukünftigen Veranstaltungen zu schicken oder ihnen außerhalb von doo regelmäßig Ihre allgemeinen Newsletter zukommen lassen? doo bietet Ihnen die technische Möglichkeit, diese notwendigen Berechtigungen rechtskonform einzuholen, sodass Sie die gesammelten Kontaktdaten legal für die jeweiligen Zwecke weiterverwenden können.

1. E-Mail Typen bei doo
2. Wo sehe ich die E-Mail-Abos meiner Kontakte
3. E-Mail-Abo Eigenschaften und Einstellungen
4. Export/Import der E-Mail-Abo Berechtigungen

1. E-Mail-Typen bei doo

Die rechtlichen Bedingungen für den Versand von Werbe-E-Mails werden in Deutschland durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) geregelt. Grundsätzlich gilt, dass Sie für jede E-Mail mit Werbeinhalten eine Einwilligung des betreffenden Kontakts benötigen, damit sie ihm diese E-Mail zusenden dürfen.

Bei doo unterscheiden wir deshalb zwischen drei E-Mail-Typen:

Transaktions-E-Mails: Transaktions-E-Mails sind E-Mails, deren Versand zur Vertragserfüllung notwendig sind. Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung über doo sind das zum Beispiel die Buchungsbestätigung, Zahlungsaufforderung- oder Freigabe-E-Mail. Da es sich hierbei nicht um Marketingmails handelt, muss keine gesonderte Einwilligung eingeholt werden. Sie können den Versand der Transaktions-E-Mails in Ihren AGB regeln, um auf Nummer sicher zu gehen.

Anders verhält es sich bei zusätzlichen Informations- und Marketing-E-Mails, die Sie Ihren Kontakten im Anschluss an ihre Registrierung noch zukommen lassen möchten. Als Werbe-E-Mail gilt jede E-Mail, deren Inhalte direkt oder indirekt darauf abzielen, Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen.

Veranstaltungskommunikation: Diese Einstellung gibt an, ob Sie berechtigt sind, einem Kontakt E-Mail-Nachrichten zukommen zu lassen, die einen direkten Bezug zu Ihren Veranstaltungen haben, wie z.B. Veranstaltungserinnerungen, Programmankündigungen oder Einladungen zu Folgeveranstaltungen. Diese Berechtigung ist notwendig, um Kontakte mit dem doo E-Mail-Manager anzuschreiben oder ihnen die automatische Veranstaltungserinnerung zukommen zu lassen.

Newsletter: Diese Berechtigung ziehlt auf allgemeine Werbe-E-Mails ab, zum Beispiel wenn Sie einen allgemeinen Firmennewsletter haben oder Promoaktionen per E-Mail verschicken. Sie können bei doo Ihre Veranstaltungen dafür nutzen, um diese allgemeine Einwilligung im Rahmen der Anmeldungen einzusammeln, um Sie z.B. im Anschluss an Ihre Marketingabteilung weiterzugeben. Dieses E-Mail-Abo bezieht sich entsprechend auf E-Mail-Kommunikation, die außerhalb von doo, z.B. über ein Newsletter-Tool stattfindet.

Für die letzten beiden E-Mail-Typen können Sie direkt über den doo Buchungsprozess die jeweiligen Berechtigungen für den zukünftigen E-Mail-Versand an Ihre Teilnehmer und Bucher einholen.

2. Wo sehe ich die E-Mail-Abos meiner Kontakte?

Die E-Mail-Berechtigungen werden für jeden einzelnen, in doo angelegten Kontakt gespeichert. Sie sehen die E-Mail-Abos in den Kontaktdetails. Wenn Sie dort auf "Kontakt bearbeiten" klicken, können Sie die Einstellungen anpassen.

Ist die Checkbox "Diesen Kontakt niemals in E-Mail-Abos verwenden" aktiviert, hat sich der Kontakt aktiv über den Abmeldelink von jeder Werbekommunikation abgemeldet. Er bekommt also nur die E-Mails, die für die Abwicklung der Buchung notwendig ist, also Buchungsbestätigungs-, Zahlungsabwicklungs- sowie Freigabe-E-Mails.

3. E-Mail-Abo Eigenschaften und Einstellungen

Da die rechtlichen Anforderungen an die beiden E-Mail-Abo-Arten unterschiedlich sind, gibt es für Veranstaltungskommunikation und Newsletter jeweils eigene Prozesse und Einstellungen.

3.1. Veranstaltungskommunikation

3.1.1. Eigenschaften und Aktivierung

Veranstaltungsspezifische E-Mails wie die Veranstaltungserinnerung oder Einladungen zu Folgeveranstaltungen können in der Regel mit dem "berechtigtes Interesse" nach §7 Abs. 3 UWG legitimiert werden. Das berechtigte Interesse erleichtert die Marketingkommunikation per E-Mail bei einer bestehenden Kundenbeziehung unter bestimmten Voraussetzungen.

Dazu gehört, dass die E-Mails nur Werbung für ähnliche Produkte und Dienstleistungen enthalten darf. Dies ist sowohl bei Werbeinhalten, die sich auf die gebuchte Veranstaltung beziehen, als auch bei Einladungen zu Folgeveranstaltungen der Fall. Deswegen werden alle Bucher und Teilnehmer, die sich für Ihre Veranstaltungen anmelden, von doo automatisch als Empfänger dieser E-Mails eingestuft. Damit das berechtigte Interesse greift, müssen Sie im Buchungsprozess darauf hinweisen, dass Sie entsprechende Werbemails versenden und die Möglichkeit einräumen, zu widersprechen.

Dieser Hinweis kann als sogenannte Opt-out-Option in den Buchungsprozess eingebunden werden. Es gibt bei doo zwei Möglichkeiten, ihn anzuzeigen. Sie finden die entsprechende Einstellung im 3. Schritt der Veranstaltungsbearbeitung unter "Erweiterte Einstellungen".

a) Angehakte Checkbox bei jeder E-Mail-Adresse: Bei jedem Teilnehmer sowie dem Bucher wird eine bereits angehakte Checkbox mit einem Texthinweis angezeigt, den Sie individuell festlegen können. Wird die Box bei der Buchung deaktiviert, erhält der entsprechende Kontakt keine weitere Veranstaltungskommunikation, die nicht direkt mit der Abwicklung seiner Buchung zusammenhängt.

b) Allgemeiner Hinweis im zweiten Schritt des Buchungsprozesses: Es wird ein Texthinweis eingeblendet, in dem Sie Ihre Bucher darüber informieren können, dass er mit der Buchung dem Versand von nachfolgender Veranstaltungskommunikation zustimmt. Es gibt keine Checkbox, über die er diesem E-Mail-Abo direkt an dieser Stelle widersprechen kann, jedoch sollte der Text einen Hinweis auf anderweitige Widerspruchsmöglichkeiten wie z.B. eine E-Mail-Adresse beinhalten.

3.1.2. Beispiel-Texte

Sie können einen beliebigen Text eingeben. Bei den folgenden Beispielen handelt es sich um unverbindliche Vorschläge, die jeweils individuell durch Sie geprüft und auf Ihren Anwendungsfall angepasst werden sollten*.

Vorschlag 1: Die ABC GmbH wird Ihnen im Rahmen der Veranstaltungskommunikation E-Mails zusenden, z.B. ergänzende Informationen zur gebuchten Veranstaltung und Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen. Der Zusendung dieser E-Mails können Sie jederzeit über den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder E-Mail an unsubscribe@abc-gmbh.de widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Vorschlag 2: Ich stimme zu, dass die ABC GmbH mir E-Mails im Rahmen der Veranstaltungskommunikation zusenden darf, z.B. Informationen und Hinweise zur gebuchten Veranstaltung und Einladungen zu ähnlichen Veranstaltungen. Meine Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an email@abc-gmbh.de oder über den in den E-Mails enthaltenen Abmeldelink widerrufen.

3.1.3. Prozess für Ihre Bucher

Standardmäßig wird jeder neue Teilnehmer und Bucher, der sich für Ihre Veranstaltung registriert und nicht direkt aktiv widerspricht, indem er die entsprechende Checkbox deaktiviert, als E-Mail-Abonnent für Ihre Veranstaltungskommunikation in doo gespeichert.

Beim Versand der Veranstaltungserinnerung, die standardmäßig 4 Tage vor Veranstaltungsbeginn automatisch verschickt wird, sowie bei dem aktiven Versand von Nachrichten durch Sie über den doo E-Mail-Manager, wird automatisch geprüft, ob Sie die Berechtigung haben, die entsprechenden Kontakte mit Veranstaltungskommunikation anzuschreiben. Liegt diese nicht vor, wird der Kontakt beim Versand übersprungen.

Bekommt ein Abonnent eine E-Mail-Nachricht oder eine automatische Veranstaltungserinnerung, hat er die Möglichkeit, sich über einen Abmeldelink in der Nachricht von der zukünftigen Veranstaltungskommunikation abzumelden. Meldet er sich auf anderem Wege bei Ihnen, z.B. unter der E-Mail-Adresse, die Sie im Opt-Out Textfeld eingegeben haben, können Sie die Berechtigungen auch manuell anpassen. Rufen Sie hierfür die Kontaktdetail-Seite in doo auf und entfernen über "Kontakt bearbeiten" das E-Mail-Abo.

3.2. Newsletter

3.2.1. Eigenschaften und Aktivierung

Für allgemeine Marketingkommunikation wie z.B. Newsletter empfielt es sich, die Berechtigung für den E-Mail-Versand vorab mithilfe des sogenannten Double-Opt-in Verfahrens einzuholen. Für die Aktivierung reicht hierbei ein Anhaken der Checkbox nicht aus, sondern sie muss anschließend noch per E-Mail bestätigt werden.

Um die Einwilligung Ihrer Bucher für zukünftigen Newsletterversand einzuholen, aktivieren Sie im 3. Schritt der Veranstaltungsbearbeitung in den Erweiterten Einstellungen die Option: "Möglichkeit zum Abonnieren Ihres Newsletters per Double-Opt-in auf Teilnehmer- und Buchungsebene". Geben Sie den Text für die Checkbox ein, die der Bucher aktiv anhaken muss, um sich für Ihren Newsletter anzumelden. Wählen Sie außerdem aus, ob Sie das Double-Opt-in Verfahren auf Bucher-, auf Teilnehmer- oder auf beiden Ebenen aktivieren möchten. Um das Double-Opt-in auf Teilnehmerebene durchführen können, müssen Namen und E-Mail-Adresse auf Teilnehmerebene abgefragt werden.

3.2.2. Beispieltext

Der folgende Beispieltext kann Ihnen als Grundlage dienen, sollte jedoch unbedingt individuell an Ihren Anwendungsfall angepasst werden und von einem Anwalt geprüft werden*.

Ich möchte den monatlichen Newsletter der ABC GmbH mit Informationen und Angebote zu ihren Produkten per E-Mail erhalten. Meine Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Meine Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail an email@abc-gmbh.de oder über den in den E-Mails enthaltenen Abmeldelink widerrufen.

3.2.3. Double-Opt-In Prozess für Ihre Bucher

Nachdem ein Kontakt bei der Registrierung durch das Anhaken der entsprechenden Checkbox sein Interesse an Ihren Newslettern bekundet hat und die Buchung abgeschlossen ist, erhält er neben der Buchungsbestätigung eine weitere E-Mail mit einem Link, über die er seine Zustimmung zum Newsletter-Versand bestätigen muss. Den E-Mail-Text können Sie individuell in Ihren E-Mail Inhalten anpassen. Nachdem der Teilnehmer bzw. Bucher auf den Link geklickt hat, wird der zugehörige Kontakt in doo als Empfänger des E-Mail-Abos Newsletter vermerkt.

Auch wenn doo die Möglichkeit anbietet, E-Mail-Berechtigungen für Newsletter einzuholen, bietet unsere Plattform keine Möglichkeit, Newsletter über unsere Plattform zu verschicken. Diese Funktion richtet sich daher an doo Nutzer, die außerhalb von doo eine Newsletter-Verteilerliste pflegen und diese über ein externes Tool anschreiben.

3.2.4. Wichtige Informationen für Bestandskunden, die das Double Opt-in Verfahren nutzen möchten

Wenn Sie doo bereits vor dem 15.07.2019 verwendet haben und nun damit beginnen möchten, über das Double-Opt-In-Verfahren E-Mail Abos für Ihren Newsletter zu generieren, sollten Sie vorab die alten Newsletter E-Mail-Abos aus dem Kontaktcenter entfernen, die noch nicht mit dem Double-Opt-In Verfahren erstellt wurden.

Exportieren Sie hierfür einmalig all Ihre Kontakte aus dem Kontaktcenter, ändern in der Spalte "Newsletter" alle Eingaben um in "0" und speichern die geänderte Liste als CSV ab. Anschließend können Sie die Liste erneut in doo importieren, wobei Sie die doo Kontakt ID als Identifikator verwenden sollten. Hierdurch werden alle bestehenden Newsletter E-Mail-Abos entfernt und von nun an werden nur jene Kontakte als Abonnenten markiert, die das Double-Opt-In Verfahren komplett durchlaufen haben.

4. Export/Import der E-Mail-Abo Berechtigungen

4.1. Import

Wenn Sie neue Kontakte in doo importieren, für die Sie die Berechtigung für Veranstaltungskommunikation bereits haben, um sie mit dem doo E-Mail-Manager anzuschreiben, achten Sie beim Kontaktupload darauf, die Berechtigungen direkt mit zu importieren.

Fügen Sie Ihrer Liste für das E-Mail-Abo entsprechend eine neue Spalte "Veranstaltungskommunikation" hinzu (oder arbeiten Sie mit der im System angepassten Vorlage), in die Sie bei allen Kontakten, die angeschrieben werden dürfen, eine "1" eintragen.

Überprüfen Sie beim Upload, dass die Spalte dem entsprechenden Datenfeld "Veranstaltungskommunikation" zugeordnet ist. Die entsprechende Checkbox wird dadurch für diese Kontakte automatisch angehakt und sie können anschließend mithilfe des E-Mail-Managers von Ihnen angeschrieben werden.

4.2. Export

Die jeweils aktuellen E-Mail-Abo Berechtigungen können Sie jederzeit herunterladen, indem Sie ausgewählte oder auch alle Kontakte aus Ihrem Kontaktcenter exportieren. Die entsprechende Liste enthält jeweils separate Spalten für die einzelnen Abos.

Aktive Abos sind in der entsprechender Spalte mit "1" markiert. Um also z.B. eine aktuelle Liste aller Newsletter-Empfänger zu bekommen, exportieren Sie all Ihre Kontakte, filtern diese nach den Newsletter-Abonenten und importieren sie z.B. in Ihr externes Newsletter-Tool.

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* Bitte beachten Sie, dass die Informationen in diesem Artikel keine Rechtsberatung darstellen und Sie Ihre Einstellungen, Formulierungen und Berechtigungen für Ihren Anwendungsfall juristisch prüfen lassen sollten. doo übernimmt für die Informationen keinerlei Haftung. Beim Versand von E-Mails über doo liegt es in der Verantwortung des Veranstalters sicherzustellen, dass die entsprechenden Berechtigung oder Einwilligung für einen Kontakt vorliegt. Es gilt die doo E-Mail-Policy.