Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Kontakte in doo angelegt werden, nach welchen Regeln Buchungen und Teilnehmer diesen zugeordnet werden und welche Möglichkeiten doo bietet, um diese Daten zu synchronisieren. 

1. Wie entstehen doo Kontakte?
2. Kontaktidentifikatoren
3. Zuordnung von Buchungen und Teilnehmern zu doo Kontakten 
4. Synchronisierung von Buchungs- und Kontaktdaten aktivieren 

1. Wie entstehen doo Kontakte?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie neue Datensätze im doo Kontaktcenter angelegt werden.

1.1. Automatische Kontakterstellung durch Buchungen

Für jeden neuen Bucher sowie für jeden Teilnehmer, der im Buchungsprozess seine E-Mail-Adresse angibt, wird im doo Kontaktcenter automatisch ein neuer Datensatz angelegt, dem die jeweilige Buchung bzw. der Teilnehmer zugeordnet wird. Wenn Sie also möchten, dass nicht nur Bucher-, sondern auch Teilnehmerdaten ins doo Kontaktcenter aufgenommen werden, fragen Sie bei Ihren Veranstaltungen auf Teilnehmer-Ebene die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld ab.

Auf diese Weise bauen Sie sich im Laufe der Zeit automatisch eine veranstaltungsübergreifende Kontaktdatenbank in doo auf, die Sie jederzeit exportieren können, um sie z.B. in Ihre eigene Kundendatenbank aufzunehmen.

1.2. Kontakte selbst anlegen oder importieren

Sie können Kontakte auch selbst einzeln anlegen oder - als Pro- und Enterprise-Nutzer - Ihre bestehenden Kundendaten in das doo Kontaktcenter importieren, um sie z.B. mithilfe einer doo E-Mail-Nachricht persönlich zu Ihren Veranstaltungen einzuladen (alle Informationem zum Hinzufügen von Kontakten finden Sie hier). Folgt auf eine persönliche Einladung eine Buchung, wird diese automatisch dem Kontakt zugeordnet. Auf Wunsch können Sie einstellen, dass die bei der Buchung angegebenen Daten im bestehenden Kontaktdatensatz aktualisiert werden sollen (s. Punkt 4.). So können Sie z.B. nach der Veranstaltung die aktualisierten Daten aus doo exportieren und in Ihre eigene Datenbank zurückspielen.

Neben dem Sammeln von neuen Daten von bisher unbekannten Kontakten, können Sie das doo Teilnehmermanagement also auch dazu nutzen, bestehende Kundendaten anhand der Buchungsdaten zu aktualisieren und anzureichern.

2. Kontaktidentifikatoren

Um sich dem Thema Datensynchronisation zu nähern, ist es wichtig zu verstehen, wie Kontakte in doo identifiziert werden.

2.1. E-Mail-Adresse

Bei neu eingehenden Buchungen, die vorab noch keinem doo Kontakt zugeordnet sind, wird anhand der E-Mail-Adresse überprüft, ob bereits ein doo Kontakt für den jeweiligen Teilnehmer bzw. Bucher vorliegt, dem die neue Buchung zugeordnet werden kann, oder ob ein neuer Kontakt angelegt wird (s. Punkt 3.1.).

2.2. doo Kontakt-ID

Jeder neue doo Kontakt bekommt automatisch eine doo Kontakt-ID zugewiesen, welche innerhalb von doo als Identifikator ("unique identifier") dient und in allen Datenexporten (Kontakt-, Buchungs- und Teilnehmerliste) aufgeführt wird. Diese ID kann z.B. verwendet werden, um Daten von bestehenden Kontakten mit Buchungs- oder Teilnehmerlisten abzugleichen. 

2.3. Externe Kunden-ID

Wenn Sie Kontakte selbst in doo importieren, um sie z.B. mit einer personalisierten Einladungskampagne anzuschreiben, haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Externe Kunden-ID für den jeweiligen Kontakt in doo zu hinterlegen, welche z.B. die Kundennummer aus Ihrem CRM sein kann. Bei Buchungen, die durch E-Mail-Nachricht oder personalisierten Zugangscode vorab einem doo Kontakt zugeordnet wurden, wird die Externe Kunden-ID des Kontakts automatisch übergeben und in den Teilnehmer- und Buchungslisten aufgeführt, was Ihnen das Zurückspielen in Ihre Datenbank erleichtern kann.

Weitere Informationen zu den Kontaktidentifikatoren und dem Kontaktimport finden Sie hier.

3. Zuordnung von Buchungen und Teilnehmern zu doo Kontakten

Um eine saubere Auswertung Ihrer doo Kontakte zu erhalten und ggf. im nächsten Schritt die Synchronisationsfunktion von doo zu nutzen (s. Punkt 4.), ist eine korrekte Zuordnung von Buchungen und Teilnehmern zu dem jeweiligen Kontakt notwendig.

3.1. Zuordnung über E-Mail-Adresse

Standardmäßig werden Buchungen und Teilnehmer anhand der vom Bucher eingegebenen E-Mail-Adresse doo Kontakten zugeordnet: Beim Abschluss der Buchung wird überprüft, ob bereits ein doo Kontakt für die E-Mail-Adresse des jeweiligen Teilnehmers bzw. Buchers vorliegt: Liegt genau ein doo Kontakt mit der E-Mail-Adresse vor, wird die Buchung bzw. der Teilnehmer diesem automatisch zugeordnet. Gibt es mehr als einen doo Kontakt oder noch gar keinen mit dieser E-Mail-Adresse, ist keine automatische Zuordnung möglich und es wird stattdessen ein neuer Kontakt angelegt.

Wenn Sie den doo E-Mail-Manager oder personalisierte Zugangscodes für Ihre Einladungen verwenden, können Sie die Daten Ihrer Kontakte inklusive der E-Mail-Adresse im Buchungsprozess vorbefüllen, wodurch die Zuordnung bereits vorgegeben wird. Wird die vorbefüllte E-Mail-Adresse bei der Buchung übernommen, werden die entsprechenden Buchungen bzw. Teilnehmer direkt dem Kontakt zugeordnet, der die E-Mail-Nachricht bzw. den Code erhalten hat.

Werden durch eine vorab einem Kontakt zugeordnete Buchung neue, noch unbekannte Daten erhoben, die noch nicht für den Kontakt vorliegen, werden diese automatisch in die entsprechenden Datenfelder des zugeordneten Kontakts übertragen.

Wie Sie einstellen können, dass nicht nur neue Daten erhoben, sondern auch bestehende Daten im Kontaktcenter überschrieben werden, erfahren Sie unter Punkt 4.

Alle Informationen zum Thema Vorbefüllen von Kontaktdaten finden Sie hier.

3.2. Sonderfall: Vorbefüllte E-Mail-Adresse wird geändert

Ein Sonderfall bei der Zuordnung von Buchungen und Teilnehmern zu Kontakten, den Sie bei der Wahl Ihrer Einstellungen berücksichtigen sollten, ist das Ändern von vorbefüllten E-Mail-Adressen durch den Bucher: Da die E-Mail-Adresse im Buchungsprozess ja als Identifikator für doo Kontakte dient, wird im Standard bei Eingabe einer anderen Adresse die Zuordnung zu dem ursprünglich eingeladenen Kontakt aufgehoben und die Buchung bzw. der Teilnehmer anhand der E-Mail-Adresse einem anderen bestehenden bzw. neuem Kontakt zugeordnet.

Wenn Sie eine Neuzuordnung bei diesen Fällen verhindern möchten, können Sie dies im 3. Schritt der Veranstaltungserstellung einstellen: Dort können Sie festlegen, ob bei Änderung der E-Mail-Adresse durch den Bucher die Zuordnung zu dem vorbefüllten Kontakt erhalten bleiben soll oder nicht.

Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert. Wenn Sie möchten, dass die Buchungen bzw. Teilnehmer bei Eingabe einer anderen E-Mail-Adresse einem neuen Kontakt zugeordnet werden, lassen Sie sie angeschaltet. Sie möchten, dass bei Änderung der E-Mail-Adresse durch den Bucher die Zuordnung zu dem ursprünglichen Kontakt erhalten bleibt, z.B. um das Anlegen von Duplikaten zu verhindern? Dann deaktivieren Sie diese Funktion.

3.3. Nachträgliche Korrektur der Zuordnung

Aktuell gibt es bei doo keine Möglichkeit, die Zuordnung einer Buchung bzw. Teilnehmers zu einem doo Kontakt nachträglich zu ändern - eine entsprechende Funktion ist allerdings für Ende 2019 in Planung. Auch das Zusammenführen von zwei Kontakten mit den jeweils zugeordneten Buchungen und Teilnehmern ist derzeit nicht möglich.

Wenn aufgrund Ihrer Einstellungen also z.B. für einen eigentlich "bekannten" Bucher ein neuer Kontakt angelegt wurde, weil er eine unbekannte E-Mail-Adresse angegeben hat, kann diese Buchung nachträglich nicht dem bestehenden Kontakt zugeordnet werden. Sie haben also entweder die Möglichkeit, beide Kontakte beizubehalten und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt die Buchungen bzw. Teilnehmer manuell zu übertragen, sobald diese Funktion verfügbar ist, oder aber Sie löschen einen der Kontakte, nachdem die Veranstaltung vorbei ist, wodurch jedoch die Buchungshistorie verloren geht.

4. Synchronisieren von Buchungs- und Kontaktdaten aktivieren

Sie möchten, dass die bei der Buchung eingegebenen aktuellen Daten automatisch in den zugeordneten Kontakt zurückgespielt werden? Gehen Sie dazu in die Organisationseinstellungen, die Sie über das Zahnradsymbol oben rechts in der Kopfleiste finden. Hierfür müssen Sie Team Administrator sein. Unter der Option "Datenmanagement" können Sie festlegen, ob die Teilnehmer- und Buchungsdaten automatisch mit dem doo Kontakt synchronisiert oder bei Eingabe von abweichenden Daten die bestehenden Kontaktdaten beibehalten werden sollen.

Im ersten Fall ("An") werden bei neu eingehenden Buchungen von existierenden Kontakten die bestehenden Datensätze durch die neuen Daten überschrieben. Im zweiten Fall ("Aus") werden bestehende Daten im Kontaktcenter nicht verändert, wenn abweichende Daten im Buchungsprozess angegeben werden. Sie finden diese Daten in Ihrer veranstaltungsspezifischen Teilnehmer- bzw. Buchungsübersicht. In beiden Fällen werden zuvor leere Datenfelder mit neu eingegebenen Daten aus der Buchung ergänzt.

4.1. Vorteile der Synchronisation

Die Synchronisation bietet sich an, wenn Sie möchten, dass sich Ihre Daten durch neu eingehende Buchungsdaten quasi selbst pflegen und automatisch ergänzt und aktualisiert werden. Bei dieser Einstellung brauchen Sie die erhobenen Daten Ihrer veranstaltungsspezifischen Teilnehmer- und Buchungslisten nicht jeweils einzeln mit Ihren vorhandenen Kontaktdaten abzugleichen, sondern können sich regelmäßig veranstaltungsübergreifend all Ihre aktuellen doo Kontakte exportieren und in Ihre Datenbank zurückspielen. 

4.2. Einschränkungen bei der Synchronisation

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Synchronisationsfunktion zu nutzen, sollten Sie beachten, dass doo keine Kontakthistorie abspeichert. Wurden die Datenfelder eines Kontakts durch eine neue Buchung aktualisiert, stehen die vorherigen Werte in doo anschließend nicht mehr zur Verfügung.

Insbesondere bei vermeintlich falscher Zuordnung besteht das Risiko, dass die Daten eines falschen Kontakts ungewollt geändert und überschrieben werden und die vorherigen Daten verloren gehen.