Kontakte werden bei doo in Kontaktgruppen organisiert, welche dann z.B. als Empfängerlisten für E-Mail-Nachrichten, für die Personalisierung von Codes oder auch für gezielte Datenexporte verwendet werden können.

Neben der Möglichkeit, mithilfe des Kontaktimports externe Kontaktlisten als neue Gruppen in doo anzulegen, können Sie auch die bereits bestehenden Kontakte direkt in Ihrem doo Kontaktcenter sowie über die Buchungs- und Teilnehmerübersichten beliebig verwalten und Kontakte anhand von unterschiedlicher Kriterien zu Gruppen hinzufügen oder aus bestehenden Gruppen entfernen.

Möchten Sie z.B. einen bestimmten Teil einer bestehenden Kontaktgruppe erneut anschreiben, z.B. um die Empfänger einer E-Mail-Nachricht, die sich noch nicht angemeldet haben, an Ihre Einladung zu erinnern? Oder allen bereits angemeldeten Buchern weitere Informationen zu Ihrer Veranstaltung zukommen lassen? Oder brauchen Sie eine Liste aller Kontakte die eine bestimmte Antwort auf eine Teilnehmerfrage gegeben haben? Hier finden Sie Anleitungen, wie Sie am besten vorgehen.

1. Neue Kontaktgruppe erstellen

Neue Kontaktgruppen können Sie einerseits direkt beim Kontaktimport oder dem manuellen Erstellen von neuen Kontakten anlegen. Alternativ haben Sie auch im Kontaktcenter die Möglichkeit, eine neue Gruppe anzulegen, indem Sie auf das Dropdown "Alle Gruppen" klicken und "Neue Gruppe erstellen" auswählen.

Im nächsten Schritt können Sie dann Kontakte zur Gruppe hinzufügen, indem Sie sie entweder neu in doo importieren (alles zum Thema Kontaktupload finden Sie hier) oder aber einzelne oder mehrere bereits in doo bestehende Kontakte auswählen und der Gruppe zuweisen.

2. Hinzufügen bzw. Entfernen einzelner Kontakte

Um Änderungen an der Gruppenzuordnung eines einzelnen Kontakts vorzunehmen, gehen Sie auf die Kontaktdetail-Seite, klicken auf Kontakt bearbeiten und scrollen nach unten zu “Gruppen”. Um den Kontakt einer neuen oder bestehenden Gruppe zuzuordnen, klicken Sie auf "+ Einer Gruppe zuordnen" und wählen die entsprechende Gruppe aus. Um den Kontakt aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie hinter dem entsprechenden gelb markierten Gruppennamen auf das “X”. Klicken Sie anschließend auf Änderungen übernehmen, um die Anpassungen zu speichern. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Kontaktdaten finden Sie hier.

Alternativ können Sie den entsprechenden Kontakt auch über die Suchfunktion in Ihrem Kontaktcenter aufrufen, in der Übersicht mithilfe der Checkbox markieren und ihn dann der gewünschten Gruppe hinzufügen bzw. aus ihr entfernen.

3. Mehrere Kontakte anhand bestimmter Kriterien Gruppen zuordnen

Wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig einer neuen oder bestehenden Gruppe zuordnen oder aus ihr entfernen möchten, brauchen Sie dies nicht über einen neuen Kontaktimport zu tun, sondern können es direkt in Ihrem doo Kontaktcenter umsetzen.

3.1. Kontaktgruppen anhand von Datenfeldinhalten organisieren

Wenn Sie in Ihrem Kontaktcenter die Kontakte nach spezifischen Inhalten filtern möchten, können Sie das über die Filterfunktion tun, die Sie unter "Weitere Suchoptionen" finden. Gleichzeitig können Sie sich über das Dropdown oben links nur die Kontakte einer bestimmten Gruppe anzeigen lassen.

Sie können mehrere Filterbedingungen gleichzeitig angeben, um Kontakte zum Beispiel nach der Stadt und der Organisation zu filtern. Werden mehreren Bedingungen angegeben, werden nur die Ergebnisse angezeigt, die alle Bedingungen erfüllen.

Neben den Kontaktstammdaten wie Name, Organisation etc. sowie ggf. selbst angelegten Kontaktdatenfeldern können Sie auch nach weiteren Informationen wie zum Beispiel der Qualität der E-Mail-Adresse oder der Gruppenzugehörigkeit filtern. Möchten Sie nach Kontakten suchen, die zu bestimmten Feldern noch keine Angaben gemacht haben, können Sie sich auch alle Kontakte mit noch leeren Feldern anzeigen lassen.

Nachdem Sie Ihre Kontakte wie gewünscht gefiltert haben, können Sie einzelne oder auch alle gefilterten Kontakte mithilfe der Checkbox auswählen und einer Gruppe hinzufügen bzw. aus ihr entfernen. Sollte Ihre Übersicht mehrere Seiten haben, können Sie durch Klick auf "Alle Kontakte auswählen" in dem grünen Kasten auch alle Kontakte der folgenden Seiten markieren.

3.2. Kontaktgruppen aus Buchern einer Veranstaltung bilden

Sie können aus den Buchern einer Veranstaltung mit wenigen Klicks eine neue Kontaktgruppe erstellen, um diese dann z.B. als Empfänger einer E-Mail-Kampagne auszuwählen. Dies ist z.B. hilfreich, wenn Sie alle Bucher einer Veranstaltung kontaktieren möchten, um sie über Änderungen zu informieren, ihnen zusätzliche Informationen zukommen zu lassen oder um sie über die Absage der Veranstaltung in Kenntnis zu setzen.

Rufen Sie hierfür die Veranstaltung in Ihrem doo Event Manager auf und gehen auf "Buchungen verwalten", um die Liste aller eingegangenen Buchungen aufzurufen. Wenn gewünscht, können Sie über "Weitere Suchoptionen" die Buchungen filtern, um z.B. nur die aktiven und bezahlten Buchungen anzuzeigen und so die stornierten oder noch unbezahlten Buchung herauszunehmen.

Wenn Sie anschließend oben in der Liste auf die Checkbox links neben “Buchungsdatum” klicken, werden alle auf der aktuellen Seite angezeigten Buchungen markiert. Sollte Ihre Übersicht mehrere Seiten haben, können Sie durch Klick auf "Alle Buchungen auswählen" in dem grünen Kasten auch alle Kontakte der folgenden Seiten der Auswahl anwählen. Anschließend können diese über die entsprechenden Links oberhalb der Übersicht einer bestehenden oder neuen Gruppe zugeordnet bzw. aus einer bestehenden Gruppe entfernt werden. Letzteres ist z.B. sinnvoll, wenn Sie eine Einladungserinnerung verschicken und die bereits registrierten Bucher aus der Empfängerliste des ersten Einladungsversands entfernen möchten.

Informationen zum Versand von E-Mail Kampagnen über doo finden Sie hier.

3.3. Kontaktgruppen aus Teilnehmern einer Veranstaltung bilden

Auch aus den Teilnehmern einer Veranstaltung können Sie ganz einfach neue Gruppen bilden, um diese dann z.B. als Empfänger einer E-Mail-Kampagne auszuwählen oder um genauere Auswertungen zu erhalten. Gehen Sie dazu auf der gewünschten Veranstaltungsdetail-Seite auf den Punkt "Teilnehmer".

Wie bei den Kontakten und Buchungen gibt es auch hier wieder diverse Möglichkeiten Ihre Teilnehmer zu filtern. Ganz übergeordnet können Sie nach dem Teilnehmerstatus

und der gewünschten Ticketkategorie filtern.

Per Klick auf "Weitere Suchoptionen" haben Sie dann die Möglichkeiten Ihre Suchergebnisse noch weiter einzuschränken, um genau die gewünschte Art von Teilnehmer zu sehen. Sie haben hier unter anderem die Möglichkeit nach den verschiedensten persönlichen Stammdaten (Name, Organisation, Land etc.) der Teilnehmer oder Bucher zu filtern, oder aber nach den gegebenen Antworten auf ggf. von Ihnen gestellten Fragen oder zusätzlich gebuchten Produkten. Außerdem besteht die Möglichkeit, nach Buchungen zu suchen bei denen ein Datei-Upload stattgefunden hat, falls Sie etwa von Ihren Teilnehmern vorab Dokumente benötigen sollten (z.B. einen Studenten-Ausweis).

Sobald Sie die gewünschten Teilnehmer über die gesetzten Filter gefunden haben, können Sie diese per Massenauswahl (Haken links neben "Name" setzen) auswählen und dann durch Klick auf "+ Einer Gruppe zuordnen" in eine neue oder bestehende Gruppe einfügen bzw. aus einer bestehenden entfernen.

3.4. Kontaktgruppen anhand von E-Mail-Aktivitäten bilden

Wenn Sie den doo E-Mail Manager für Ihren Einladungsversand verwenden, können Sie anhand der E-Mail-Aktivitäten mit wenigen Klicks individuelle Verteilerlisten für Nachfolgekampagnen zusammenstellen. Je nachdem, nach welchen Kriterien Sie Ihre Kampagnen verschicken möchten, müssen die Aktivitäten passend gefiltert und ggf. mit den Buchungslisten der jeweiligen Veranstaltung ergänzt werden.

3.4.1. Einladungserinnerung an alle Kontakte, die noch nicht auf eine Erst-Kampagne reagiert haben

1. Rufen Sie die E-Mail-Aktivitäten auf.
2. Filtern Sie die Aktivitäten nach der entsprechenden Veranstaltung und ggf. einer bestimmten E-Mail-Nachricht (z.B. sinnvoll, falls Sie jeweils eine deutsche und eine englische Kampagne verschickt haben) und über die “Weiteren Suchoptionen” nach der Aktivität “Versendet”.
3. Markieren Sie nun alle Kontakte, an die die Nachricht gesendet wurde und fügen Sie diese einer neuen Kontaktgruppe hinzu (benennen Sie diese z.B. als "Reminder-Gruppe DE" mit dem Veranstaltungsnamen)
4. Filtern Sie als nächstes über die “Weiteren Suchoptionen” nach der gewünschten Aktivität, anhand der die Reminder-Gruppe gebildet werden soll:
   • Um z.B. alle Kontakte anzuschreiben, die die E-Mail bekommen, aber bisher nicht gebucht haben, markieren Sie alle “Gebucht”-Aktivitäten, um diese dann aus der Reminder-Gruppe zu entfernen.
     
   • Um z.B. alle Kontakte anzuschreiben, die bisher nicht auf Ihre Einladung reagiert, also weder gebucht noch geklickt haben, markieren Sie alle “Gebucht”- und alle “Geklickt”-Aktivitäten und entfernen sie aus der Reminder-Gruppe
     
   • Sonderfall: Um z.B. alle Kontakte anzuschreiben, die zwar auf den Anmeldelink geklickt aber nicht gebucht haben, markieren Sie alle “Gebucht”- und alle “Interessiert”-Aktivitäten und erstellen aus diesen eine ganz neue Reminder-Gruppe. Rufen Sie anschließend nochmals die “Gebucht”-Aktivitäten der Veranstaltung auf und entfernen die Bucher aus der neu erstellten Reminder-Gruppe. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nur die Interessierten, die sich noch nicht eingebucht haben, in Ihre Reminder-Gruppe aufgenommen werden.
     
5. Sollten Sie "manuelle Absagen" auf Ihre Einladung auf einem anderen Weg (z.B. per separater Mail oder Telefon) erhalten haben, können Sie diese ganz einfach manuell aus der Reminder-Gruppe entfernen. Rufen Sie dazu einfach die Gruppe unter "Kontakte" auf, wählen den gewünschten Kontakt aus und klicken auf "Aus Gruppe entfernen".
6. Um sicherzugehen, dass wirklich alle bereits eingebuchten Personen, also auch etwaige manuelle Registrierungen sowie Buchungen, die direkt nicht über den E-Mail-Einladungslink getätigt wurden, aus dem neuen Verteilter entfernt werden, rufen Sie im nächsten Schritt über die Veranstaltungsübersicht die jeweilige Veranstaltung auf, gehen auf “Buchungen verwalten”, markieren alle Bucher und entfernen auch diese aus der Reminder-Gruppe (vgl. Punkt 3.2.). Sollten Sie auch auf Teilnehmer-Ebene die E-Mail-Adresse abgefragt haben, verfahren Sie genauso mit der Teilnehmerübersicht (vgl. Punkt 3.3.).
   
7. Nachdem Sie die E-Mail-Nachricht für die Einladungserinnerung aufgesetzt haben, wählen Sie die modifizierte Reminder-Kontaktgruppe als Empfänger aus, sodass nur diese Kontakte erneut kontaktiert werden.
   

4. Kontaktgruppen löschen

Um eine Kontaktgruppen zu löschen, wählen Sie die entsprechende Gruppe in Ihrem Kontaktcenter aus, klicken auf "Gruppe löschen" und bestätigen die Löschung mit einem weiteren Klick.

Sie löschen damit nur die Gruppe, die Kontakte, die in der Gruppe enthalten waren, bleiben aber weiterhin im Kontaktcenter erhalten.

Bitte beachten Sie, dass Gruppen, die mit einer Ticketkategorie einer aktuellen oder vergangenen Veranstaltung verbunden ist, derzeit nicht gelöscht werden können.