Kontaktmanagement: So bauen Sie sich saubere Empfängerlisten auf

Laut der doo-E-Mail Policy dürfen über den E-Mail-Manager nur aktuelle Kontakte angeschrieben werden, deren E-Mail-Adressen in den letzten zwei Monaten noch erfolgreich kontaktiert wurden. Auf diese Weise sollen hohe Bounce-Raten (Anteil der nicht zustellbaren E-Mails) verhindert werden, die den Betrieb unserer Plattform ernsthaft gefährden können.

Bitte importieren Sie entsprechend nur aktuelle und um Bounces bereinigte Empfängerlisten in doo. Diese werden in doo als inaktive Kontakte markiert und erst nach erfolgreichem Versand einer doo E-Mail-Nachricht in aktive Kontakt umgewandelt. Wird ein Kontakt 60 Tage lang nicht über doo angeschrieben, ändert sich der Status wiederum in "inaktiv". Mehr zum Thema Bounce Management finden Sie hier.

Bei neuen Nutzern des E-Mail-Managers liegt die maximale Empfängerzahl, die mit einer doo E-Mail-Nachricht erstmalig angeschrieben werden können, vorerst bei inaktiven 100 Kontakten pro Nachricht. Sollten Sie Nachrichten an eine größere Empfängerzahl verschicken wollen, starten Sie also bitte mit einer entsprechend kleinen Kontaktgruppe. Nachdem Sie die Qualität Ihrer Kontakte durch erfolgreichen Versand an kleinere Verteilerlisten nachweisen konnten, kann diese Zahl schrittweise nach oben gesetzt werden - vorausgesetzt, dass alle importierten Kontakte ebenso aktuell und bereinigt sind.

Vorbereitung Ihrer Kontakte für den ersten Versand mit doo

1. Überprüfen Sie die Aktualität Ihrer Empfängerlisten

a) Die Kontakte wurden in den letzten 2 Monaten erfolgreich angeschrieben

Wenn Sie die Kontakte erst vor kurzem, z.B. im Rahmen eines Newsletterversands angeschrieben haben, bereinigen Sie die Liste um etwaige Bounces, die ggf. bei den bisherigen Mailings aufgetreten sind.

b) Die Kontakte wurden seit mehr als 2 Monaten nicht angeschrieben

Lassen Sie Ihre Liste mithilfe eines externen Dienstleisters wie z.B. Neverbounce auf ihre Aktualität überprüfen und entfernen die gemeldeten Bounces aus Ihrer Liste.

2. Bilden einer "Starter"-Empfängerliste mit 100 Kontakten

Erstellen Sie aus den gesäuberten Kontakten eine Excel-Liste mit 100 E-Mail-Adressen und speichern diese als CSV-Datei ab. Speichern Sie die restlichen Kontakte separat ab, um diese zu einem späteren Zeitpunkt in doo zu importieren. Importieren Sie die Empfängerliste mit den 100 Kontakten in doo. Eine genaue Anleitung, wie das funktioniert, finden Sie hier.

3. Versand der Nachricht und Prüfen der Bounce-Rate

Anschließend können Sie den Versand Ihrer Nachricht an die neue Kontaktgruppe starten. Nachdem Sie die E-Mail Nachricht verschickt haben und im Erfolgsbericht die Bounce-Rate zwei Stunden nach dem Versand noch unter 5% liegt, können Sie entweder mit weiteren 100-er Kontaktgruppen fortfahren, oder aber den doo Kundenservice kontaktieren und die Erhöhung Ihres Versandlimits anfragen. Nachdem Ihre Anfrage von doo geprüft wurde, kann Ihr Limit ggf. auf 1000 Kontakte hochgesetzt werden.

Wurde Ihr Limit erhöht, können Sie eine entsprechend größere Kontaktgruppe in doo importieren, Ihre versendete E-Mail-Nachricht kopieren und an die Empfängerliste versenden. Sollte auch der Versand an die 1000 Kontakte die Bounce-Rate von 5% nicht überschreiten, kann Ihr Limit auf Anfrage ggf. weiter erhöht werden.

Überschreitet die Bounce-Rate eines Versands 5%, behalten wir uns vor, Ihr Versandlimit aus Sicherheitsgründen wieder zu reduzieren. In diesem Fall sollten Sie die Aktualität Ihrer Kontakt überprüfen (s. Punkt 1 b)), die Listen bereinigen und anschließend wieder mit kleineren Empfängergruppen starten.

4. Halten Sie Ihre Kontakte aktiv

Für den Versand an aktive Kontakte gibt es bei doo kein Limit. Als aktiv gelten Kontakte, die in den letzten 60 Tagen mit einer doo E-Mail-Nachricht erfolgreich angeschrieben wurden. Nach dem Zeitraum ändert sich der Status automatisch in "inaktiv". Wir empfehlen Ihnen daher, Ihre Kontakte regelmäßig über doo anzuschreiben - so halten Sie Ihre Listen aktuell und vermeiden gleichzeitig, dass Ihr Nachrichtenversand durch das Empfängerlimit für inaktive Kontakte ggf. beschränkt wird.