Mithilfe von professionellen E-Mail-Nachrichten im Wunschdesign können Sie Ihre Kontakte direkt zu Ihren Veranstaltungen einladen, einer ausgewählten Kontaktgruppe aktuelle Informationen zu Ihrer Veranstaltung zukommen lassen oder sie über die Absage einer Veranstaltung informieren.

Der doo E-Mail-Manager ist ein optionales Feature, das gegen eine monatliche Gebühr für Ihren doo Account freigeschaltet werden kann. Bei Interesse an einem Angebot, wenden Sie sich gerne jederzeit an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an den doo Kundenservice.

Dieser Artikel ist in folgende Abschnitt gegliedert: 

1. Erstellen einer E-Mail-Nachricht

2. Eine E-Mail-Nachricht verschicken

3. Eine Kampagne kopieren

4. Testnachrichten versenden

 

 

1. Erstellen einer E-Mail-Nachricht

Um eine E-Mail-Nachricht zu erstellen, wählen Sie den Menüpunkt E-Mail-Nachrichten links und klicken Sie auf + Neue E-Mail-Nachricht. Vergeben Sie einen Namen für die interne Verwaltung Ihrer E-Mail-Nachricht und wählen im Dropdown die zugeordnete Veranstaltung sowie die Nachrichtensprache aus.

1.1. Versandeinstellungen

Entscheiden Sie sich für einen ansprechenden Betreff für Ihre Nachricht. Wir empfehlen Ihnen einen E-Mail-Betreff mit nicht mehr als 50 Zeichen zu wählen, damit der Betreff vollständig in den E-Mail-Programmen Ihrer Empfänger abgebildet wird.

Die Absenderadresse ist bei doo E-Mail-Nachrichten standardmäßig einladung@doo.net. Als Referenz für die Empfänger können Sie zusätzlich einen Absendernamen eingeben, der den Empfängern in ihrem Posteingang vor der doo Absenderadresse angezeigt wird. Wählen Sie den Namen so, dass die Empfänger Sie eindeutig identifizieren können - dies erhöht die Öffnungswahrscheinlichkeit. Auf Anfrage ist es möglich, eine individuelle Absenderadresse für Ihre doo E-Mail-Nachrichten einzurichten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Antworten auf Ihre Nachricht gehen automatisch an die von Ihnen angegebene Antwortadresse.

In den Versandeinstellungen haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihrer E-Mail Nachricht, Anhänge hinzuzufügen: Zum Einen Buchungsdokumente wie Tickets oder Rechnungen. Bitte beachten Sie dabei, dass in diesem Fall nur Kontakte angeschrieben werden, wenn für sie auch die entsprechenden Buchungsdokumente vorliegen - andernfalls werden sie beim Versand übersprungen. Zudem können Sie Ihrer Nachricht auch einen Kalendereintrag anhängen. Der Eintrag wird als iCalendar für Ihre Veranstaltung erstellt, sodass der Termin direkt in ihrem Apple oder Outlook Kalender gespeichert werden kann.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass es beim Versand von Kalendereinträgen zu Darstellungsproblemen der Bilder in Outlook kommen kann, die durch die Restriktionen von Microsoft bedingt sind. Wenn Sie diese Funktion benutzen möchten, empfehlen wir Ihnen daher, Ihre E-Mail so zu gestalten, dass sie auch ohne Bilder Sinn ergibt. Alternativ können Sie den Kalendereintrag auch als Button oder Link in Ihre Nachricht einbauen anstatt ihn als Anhang zu verschicken - eine Anleitung dazu finden Sie hier.

 

Über die Funktion Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang können Sie Dateien, die Sie als Veranstaltungsfeld in der Veranstaltung angelegt haben, als Anhang hinzufügen.

Wie Sie eine Datei in der Veranstaltung anlegen finden Sie im Artikel "Was sind Veranstaltungsfelder und wie nutze ich Sie am besten" 

1.2. Empfänger

Im Empfänger-Dropdown können Sie die Empfängergruppe auswählen, an welche die E-Mail-Nachricht verschickt werden soll. Wir empfehlen, eine Testgruppe bestehend aus Ihnen selbst und ggf. einigen Kollegen anzulegen und jede neue Nachricht erst an diese Testgruppe zu senden, bevor Sie sie an eine tatsächliche Empfängerliste versenden. Auf diese Weise können Sie die korrekte Darstellung und Verlinkungen sowie die Ausgabe von Platzhaltern überprüfen.

Tipp: Um eine Testgruppe anzulegen, gehen Sie im linken Menü auf "Kontakte" und wählen "Kontakte manuell hinzufügen". Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, erstellen eine neue Gruppe, z.B. mit dem Namen "Test-Gruppe" und klicken anschließend auf "Kontakte hinzufügen".

Um nach dem Testversand noch Änderungen vorzunehmen, wechseln Sie in der Übersicht der E-Mail-Nachrichten zu Versendet, kopieren die letzte Nachricht, editieren Sie sie wie gewünscht und starten ggf. einen weiteren Testversand.

Wenn der Entwurf dann final steht, wählen Sie Ihre eigentliche Empfängergruppe aus dem Dropdown aus. Bitte beachten Sie, dass Ihre Empfängerlisten aktuell sein müssen und die Maximalanzahl der Kontakte, die Sie mit einer E-Mail-Nachricht erstmalig anschreiben können, begrenzt ist. Alle Informationen, wie Sie Ihre Kontakte für den Versand mit doo aufbereiten und Ihr Limit nach und nach erhöhen können, finden Sie hier.

Unter + Kontaktgruppe hinzufügen können Sie weitere Empfängergruppen zusätzlich auswählen.

1.3. Design & Inhalt

Klicken Sie auf + Vorlage auswählen und wählen Sie eine bestehende Vorlage oder die Option Ohne Vorlagen starten. Wir empfehlen Ihnen, eine der Vorlagen zu benutzen und aus dieser die nicht notwendigen Paragraphen bzw. E-Mail Inhalte zu entfernen. Prinzipiell können Sie aber natürlich auch ohne eine Vorlage starten und sich eine eigene Nachricht zusammenstellen. Auf Wunsch können auch individuelle Vorlagen für Sie erstellt werden, wenden Sie sich für Informationen dazu an Ihren doo-Asnprechpartner.

Im rechten Menü finden Sie unter Inhalt alle E-Mail-Bausteine, die per Drag & Drop in Ihre Nachricht eingefügt werden können.

Wenn Sie die angelegte E-Mail als Vorlage für zukünftige Nachrichten nutzen möchten und nicht jedes Mal die Textinhalte separat anpassen möchten, können Sie im Text Personalisierungen verwenden, welche die von Ihnen eingegebenen Veranstaltungsdaten wie Veranstaltungsname oder -datum automatisch ausspielt. Wenn Sie den Empfängern mit der Nachricht einen individuellen Zugangs- oder Promotion Code zukommen lassen möchten, wählen Sie aus der Liste "Code" aus. Welcher Code versendet wird, können Sie später unter "Einstellungen für Veranstaltungseinladung (1.4.) auswählen.

Um überflüssige oder falsche Bausteine zu löschen, klicken Sie einfach auf den Baustein in der Vorlage und wählen in der rechten oberen Ecke das Mülleimer-Symbol an. Durch Klick auf die sich überlappenden Quadrate kopieren Sie den angewählten Baustein.

Um das E-Mail-Design anzupassen, können Sie neue Zeilen und Inhalte einfügen: Zeilen erstrecken sich über die gesamte Breite der E-Mail inklusive Hintergrund. Sie können zwischen Zeilen mit einer oder mehreren Spalten wählen. Inhalte sind einzelne Elemente wie ein Textblock oder ein Bild, die nur innerhalb des Inhaltsbereichs positioniert werden können. Eine Zeile kann mehrere Inhalte enthalten. Die standardmäßig einfügten Inhalte der vordefinierten Zeilen lassen sich nach Bedarf löschen oder anpassen.

Jeder Inhalt und jede Zeile kann durch Anklicken des Bausteins über die Einstellungen im rechten Bereich angepasst werden. Ob Bild, Textfarbe, Buttons, Ausrichtung, URLs oder Hintergrundfarbe - Sie können alle Einstellungen nach Belieben umsetzen.

Um beispielsweise Anmelde- und Abmeldebuttons mit den entsprechenden Landingpages zu verbinden, wählen Sie bei Link-Typ "Spezial-Link" aus. Darüber können Sie Einladungslinks für Ihre Veranstaltung (für Anmelde- bzw. "Nein" und "Vielleicht"-Buttons) integrieren sowie unter "Allgemein" den Abmeldelink einbauen, über den sich die Empfänger für zukünftigen Einladungen aus Ihrem doo Verteiler austragen können.

Über das Einfügen eines regulären Links ist es auch möglich Dateien zu verlinken, welche direkt in der E-Mail für die Empfänger herunterladbar sind.

Unter dem Punkt Allgemein können Sie allgemeine Eigenschaften anpassen, die sich auf das allgemeine Aussehen der Nachricht beziehen.

Nach dem Anpassen Ihrer Nachricht wählen Sie Speichern oder Speichern & schließen, um die Änderungen zu sichern.

1.4. Google-Kalender Link für Ihr Event einfügen

Neben der Möglichkeit, eine Kalendereinladung im Anhang mitzuschicken (s. 1.1. Versandeinstellungen), können Sie auch einen Link in Ihrer E-Mail-Kampagne einfügen, der bei einem Klick automatisch einen Termin im Google-Kalender Ihres Teilnehmers anlegt. Dies ist hilfreich, um ihn an die Veranstaltung zu erinnern und die No-Show-Rate zu verringern.

Wählen Sie dazu in einem Textfeld den Punkt "Spezial-Link" aus dem dortigen Menü, dann "Allgemein" und wählen schlussendlich "Google Kalender" aus.

Der Link wird automatisch für die Veranstaltung erstellt, der die Nachricht zugeordnet wurde, und beinhaltet Informationen wie den Namen, das Datum und den Veranstaltungsort.

2. Eine E-Mail-Nachricht verschicken

Nachdem Sie die oben aufgeführten Schritte durchlaufen haben, klicken Sie in den E-Mail-Nachrichten Details auf den Button Versand planen.

 

Unter den Punkten Datum und Zeit können Sie nun den geplanten Versandzeitpunkt einstellen und durch Klicken auf Versand planen festsetzen.

Sie finden alle E-Mail-Nachrichten mit geplantem Versand in der Übersicht unter dem Reiter "Geplant". Bereits verschickte Nachrichten können entsprechend unter "Versendet" eingesehen werden.

 

Falls Sie nachträglich Änderungen an der Kampagne vornehmen oder das Versanddatum verschieben möchten, können Sie den geplanten Versand durch Klick auf den Button Versand absagen stoppen, die gewünschten Änderungen an dem bestehenden Entwurf vornehmen und anschließend einen neuen Versandzeitpunkt festlegen.

Nach erfolgreichem Versand können Sie sich den Erfolgsbericht ansehen sowie auch die einzelnen E-Mail-Aktivitäten "live" verfolgen.

Der E-Mail Editor von doo ist für Standard-E-Mail-Clients optimiert - falls Sie bzw. Ihre Empfänger eine ältere Version oder ein nicht gängiges Programm zur E-Mail Verwaltung nutzen, kann es ggf. zu Einschränkungen in der Darstellung der E-Mail Nachricht führen.

3. Eine Kampagne kopieren

Um eine bestehende E-Mail-Nachricht zu kopieren, klicken Sie  auf die drei vertikalen Punkte rechts in der Nachrichtenübersicht und wählen Nachricht kopieren. Es können sowohl Entwürfe als auch geplante oder bereits versendete E-Mail-Nachrichten kopiert werden. Diese Funktion können Sie etwa nutzen um vor dem echten Versand einer Kampagne, Text-Kampagnen zu verschicken oder aber um sich ganz einfach Kampagnen-Vorlagen zu erstellen.

4. Testnachrichten versenden

Es besteht die Möglichkeit E-Mail-Nachrichten zum Testen von Versandeinstellungen, Design, Inhalt und Links, zu versenden, während sich die Nachricht noch im Entwurf befindet.

Um eine Testmail zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in den Nachrichtendetails auf den Button zum Versand von Testnachrichten
2. Nun können Sie bis zu 5 Kontakte aus dem doo Kontaktcenter auswählen, an die die Testnachricht versendet werden soll
3. Bestätigen Sie den Testversand
4. Das System bestätigt den Versand der Testnachrichten

 

Voraussetzungen für den Versand:

• Die E-Mail-Nachricht ist im Reiter Entwürfe.
• Die allgemeinen Einstellungen und Versandeinstellungen sind vollständig konfiguriert
• Es wurde ein Design für die Nachricht hinterlegt
• Der eingeloggte Nutzer hat die Berechtigung, eine Testnachricht zu verschicken (nicht erlaubt für die Rollen "Buchungsassistent" und "Nur Leserechte")
• Es ist ein mindestens ein Kontakt im Kontaktcenter erstellt, an welchen die Testnachricht versendet werden soll

Die Testnachrichten umfassen folgende Funktionalitäten/Besonderheiten:

• Einladungslinks: Verhalten wie bei "normalen" Versand, sofern die Veranstaltung live ist und der hinterlegte Link auf die Standard Veranstaltungswebseite oder eine Seite führt, auf der die Veranstaltung per Widget eingebunden ist.
• Promotion-/Zugangscode: sind nicht funktionsfähig 
• Google Kalender-Link, ICS-Datei und Veranstaltungsfelder: Verhalten wie bei einem "normalen" Versand
• Abmeldelink: Verhalten wie bei "normalen" Versand (Meldet sich ein Kontakt über diesen Link ab, gilt er als blockiert und wird keine weiteren (Test-) E-Mail-Nachrichten erhalten)
• Anhänge (Ticket, Rechnung): Testnachrichten werden grundsätzlich ohne die Dokumente im Anhang verschickt

Testnachrichten erscheinen nicht

• in den E-Mail-Aktivitäten
• im Erfolgsbericht inkl. Export
• in den Kontaktdetails des Empfängerkontakts
• in der Einladungsliste