Kontakte löschen

Selbstverständlich können Sie jederzeit die in doo angelegten Kontakte über die jeweilige Kontaktdetail-Seite einzeln wieder löschen. Zudem gibt es seit April 2020 die Möglichkeit, eine automatische Löschung von personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Veranstaltung gespeichert wurden, zu aktivieren.

Achtung: Das Löschen von Kontakten kann nicht rückgängig gemacht werden!

1. Manuelles Löschen einzelner Kontakte

1. Gehen Sie ins Kontaktcenter ("Kontakte" im Menü links) und suchen Sie dort nach dem Kontakt, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf den Kontakt, um in die Kontaktdetails zu gelangen.
3. Dort finden Sie die Option "Kontakt löschen".
4. Bestätigen Sie die Aktion.
5. Sie werden zurück ins Kontaktcenter geleitet und erhalten eine Bestätigungsnachricht, dass der Kontakt gelöscht wird. Da die Daten in mehreren Systemen hinterlegt sind, kann es einige Stunden dauern, bis der Vorgang komplett abgeschlossen ist.

2. Automatisierte Löschung von Kontakten nach Veranstaltungsende

Als Team-Administrator können Sie in Ihren Organisationseinstellungen festlegen, dass die Daten der Bucher und Teilnehmer einer Veranstaltung nach einer beliebigen Anzahl von Tagen nach Veranstaltungsende automatisch gelöscht werden. Sollte Ihre Organisation z.B. entsprechende Datenschutzbestimmungen haben, können Sie so in doo einen automatischen Löschprozess für all Ihre Veranstaltungen aktivieren.

Wenn Sie diese Funktion verwenden, werden automatisch alle Kontakte gelöscht, die mit Buchern oder Teilnehmer der abgeschlossenen Veranstaltung verbunden sind und gleichzeitig alle personenbezogenen Informationen aus den Buchungs- und Teilnehmerlisten Ihrer Veranstaltung entfernt.

Die Kontakte werden nach der von Ihnen angegeben Zeit gelöscht, wenn 

1. der Kontakt sich in keiner anderen derzeit aktiven/live geschalteten Veranstaltung (egal ob als Bucher oder Teilnehmer) befindet
2. die zugehörigen Buchung in der abgeschlossenen Veranstaltung nicht den Status "Zahlung ausstehend" hat. 

Wenn der Kontakt (aufgrund der genannten Einschränkungen) nicht gelöscht werden kann, können auch die Buchungsdaten in den abgeschlossenen Veranstaltungen nicht gelöscht werden.

Um die Einstellung in Ihrem doo Account zu aktivieren gehen Sie bitte wie folgt vor: 

1. Rufen Sie sich über das Zahnrad-Symbol oben rechts die Organisationseinstellungen auf
2. Aktivieren Sie unter "Datenmanagement" den Schalter bei "Personenbezogene Daten nach Veranstaltungsende automatisch löschen"
3. Geben die gewünschte Anzahl der Tage ein und speichern die Änderungen
4. Da die Daten in mehreren Systemen hinterlegt sind, kann es einige Stunden dauern, bis etwaige schon fällige Löschungen für bereits beendete Veranstaltungen komplett abgeschlossen sind

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen zur automatisierten Löschung für den gesamten doo Account gelten und auf sämtliche Veranstaltungen unabhängig von ihrem derzeitigen Status angewendet werden - also auch auf bereits abgeschlossene Veranstaltungen. Bedingung ist auch hier, dass der zugehörige Kontakt gelöscht werden kann. 
Die durch Automatisierung erfolgten Löschungen können ebenso wie manuelle Löschungen nicht rückgängig gemacht werden.

3. Welche Konsequenzen hat das Löschen von Kontakten?

Wenn Sie einen Kontakt in doo manuell löschen oder die automatische Löschung aktivieren, werden alle personenbezogenen Daten überschrieben, die mit den entsprechenden Kontakte in Verbindung stehen, sofern es keine gesetzlichen Anforderungen gibt, die Daten aufzubewahren. Das umfasst neben den Kontaktdaten auch personenbezogene Daten aus Buchungen, bei denen der Kontakt als Bucher oder Teilnehmer gelistet ist. Im Einzelnen bedeutet das:

1. Der Kontakt wird aus dem Kontaktcenter aus sämtlichen Kontaktgruppen gelöscht.
2. Sollte der Kontakt Empfänger von E-Mail-Kampagnen gewesen sein, sehen Sie in den Kampagnendetails nach wie vor, dass eine E-Mail verschickt wurde, die Empfängerdaten des Kontakts sind jedoch nicht mehr vorhanden.
3. Gibt es eine oder mehrere Buchungen, bei denen der Kontakt Bucher war, sind die Buchungen selbst weiterhin unter der Buchungsnummer in der Buchungsübersicht einsehbar. Alle Buchungsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Antworten auf individuelle Fragen) werden jedoch überschrieben. Insofern etwaige andere Teilnehmer der Buchung nicht mit einem anderen Kontakt verbunden sind, werden die Teilnehmerdaten ebenfalls überschrieben.
4. War der gelöschte Kontakt "nur" Teilnehmer einer Buchung - und nicht die Person, die gebucht hat - werden entsprechend seine Teilnehmerdaten überschrieben. Wenn die Löschung des Teilnehmer-Kontakts manuell erfolgte - nicht durch den automatischen Löschprozess, bleiben die Daten des Buchers sowie die von anderen Teilnehmern unberührt.
5. Rechnungsdokumente werden nicht gelöscht und sind auch nach dem Löschen von Kontakten in den Buchungsdetails zum Download verfügbar. Der Grund hierfür sind die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Rechnungsdokumenten.
6. Links zum Buchungsportal von Buchungen mit mindestens einem gelöschten Kontakt sowie die Abmeldelinks in E-Mail-Kampagnen verfallen und sind nicht mehr zugänglich.

4. Warum kann ich einige Kontakte nicht löschen?

Ein Kontakt kann nicht gelöscht werden, wenn zu ihm noch aktuelle Buchungen vorliegen, das heißt:

1. Aktive Buchungen für laufende Veranstaltungen
2. Nicht freigegebene Buchungen für laufende Veranstaltungen
3. Nicht abgeschlossene Buchungen für laufende Veranstaltungen ("Zahlungsmethode offen")
4. Buchungen mit ausstehender Zahlung (für offene und abgeschlossene Veranstaltungen)

Sie können den entsprechenden Kontakt erst dann löschen, wenn die aktuellen Buchungen entweder abgelehnt oder storniert sind bzw. für die Punkte 1.-3., nachdem die Veranstaltung beendet ist.