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E-Mail Inhalte anpassen

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Pro- und Enterprise-Kunden können die Inhalte der E-Mails anpassen, die automatisch von doo an die Bucher verschickt werden: Zahlungsaufforderungen, Buchungsbestätigungen, Veranstaltungserinnerungen sowie die E-Mail für den Freigabeprozess von Buchungen insofern dieser für die Veranstaltung hinterlegt wurde.

Anpassen der E-Mail Inhalte

  • Um den Inhalt der E-Mails anzupassen, wählen Sie die jeweilige Veranstaltung aus, klicken Sie auf "Einstellungen" und dann auf "E-Mail Inhalte".
  • Sprachauswahl: Wählen Sie oben im Reiter aus, ob Sie die Inhalte der deutschen oder englischen E-Mails anpassen wollen.
  • Vorlage auswählen: Wählen Sie im Vorlagen Dropdown-Menü zwischen verschiedenen Vorlagen.
    1. doo Basisvorlage: Vorlage mit den von doo standardmäßig verschickten Inhalten. Sie kann nicht bearbeitet werden. Aufgrund dynamischer Textinhalte ist eine Vorschau auf den Text nicht möglich. Schicken Sie sich eine Test-Mail, wenn Sie die Inhalte für Ihre Veranstaltung einsehen wollen. Wenn Sie die E-Mail Inhalte editieren möchten, können Sie eine wiederverwendbare Vorlage erstellen oder Sie nutzen die veranstaltungsspezifischen Einstellungen, wenn sie die Inhalte nur für die Veranstaltung anpassen möchten.
    2. Veranstaltungsspezifische Einstellungen: Wählen Sie dies aus, wenn die Einstellungen nur für die ausgewählte Veranstaltung gelten sollen und nicht als Vorlage für andere Veranstaltungen hinterlegt werden soll. Beim Kopieren der Veranstaltung werden die Einstellungen für die neue Veranstaltung übernommen und können dann wieder veranstaltungsspezfisch angepasst werden, ohne die Einstellungen der Originalveranstaltung zu verändern.
    3. Neue Vorlage für E-Mail Inhalte erstellen: Wenn Sie dies auswählen und Änderungen an den E-Mail Inhalten vornehmen, werden diese als Vorlagen gespeichert. Sie können die Vorlage dann bei allen anderen Veranstaltungen auswählen und verwenden. Wenn Sie schon veranstaltungsspezifische Einstellungen eingegeben haben und dann eine neue Vorlage erstellen, können Sie "Mit aktuellen Inhalten vorbefüllen" anwählen. Dabei werden die derzeit für E-Mails hinterlegten Angaben in die Vorlage kopiert.
    4. Eigene Vorlagen: Wenn Sie bereits eigene Vorlagen erstellt haben, sehen Sie diese in der Liste und können sie durch Klick auswählen und auch jederzeit umbenennen, editieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an einer Vorlage für alle Veranstaltungen übernommen werden, für die die Vorlage hinterlegt ist. Die Inhalten sollten dementsprechend so gestaltet sein, dass sie für alle Veranstaltungen funktionieren. Veranstaltungsspezifische Angaben wie Namen oder Datum können Sie über Platzhalter in den Text einfügen.
  • Als Standard speichern: Wenn Sie für die aktuell ausgewählten E-Mail Inhalte "Als Standard Speichern" auswählen, wird die gerade ausgewählte Vorlage bei jeder neuen Veranstaltung automatisch ausgewählt. Im Dropdown-Menü der Vorlagen wird durch den Zusatz "(Standard)" angezeigt, welche Vorlage gerade als Standard für alle neuen Veranstaltungen hinterlegt ist. Diese Regel gilt nicht, wenn Sie eine Veranstaltung kopieren. Dann werden die Einstellungen der kopierten Veranstaltung übernommen.
  • Absenderinformationen: Unter "Absenderinformationen" können Sie Absendername, Antwortadresse ("Reply-to") und Signatur für alle E-Mail-Kategorien festlegen. Der Absendername ist der Name, der im Posteingang des Empfängers vor der Absender-E-Mail-Adresse angezeigt wird und die Identifikation der Herkunft der E-Mail ermöglicht. Die Absender-Adresse ist bei buchungsbezogenen doo E-Mails standardmäßig buchung@doo.net. Auf Anfrage ist es allerdings möglich, eine individuelle Absender-Adresse für Ihren doo Account einzurichten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier. Klare Angaben in der Signatur sind rechtlich verpflichtend und reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail als Spam eingestuft wird.
  • Auswahl der E-Mail Kategorie
    Wählen Sie die E-Mail Kategorie, deren Inhalte Sie verändern möchten. Die E-Mail Kategorien 4-7 sind nur verfügbar, falls Sie bei Ihrer Veranstaltung die Funktion Buchungsfreigabe eingestellt haben.
    1. Zahlungsaufforderung mit Rechnung: Diese E-Mail wird nur bei der Zahlungsmethode "Kauf auf Rechnung" verschickt und enthält alle Informationen für die Überweisung. Im Anhang befindet sich eine entsprechende Rechnung mit Zahlungsaufforderung im PDF-Format. Bitte beachten Sie: Wenn Sie bei dieser E-Mail den Inhalt individuell anpassen und nicht die doo Standardvorlage nutzen, wird der von Ihnen eingegebene E-Mail-Inhalt sowohl als Zahlungsaufforderung als auch als Zahlungserinnerung versendet. Für kostenlose Veranstaltungen ist diese Kategorie nicht relevant.
    2. Buchungsbestätigung: Diese E-Mail wird verschickt, sobald eine Buchung abgeschlossen wurde. Eine Buchung gilt als abgeschlossen, sobald sie bezahlt wurde oder - bei kostenlosen und manuellen Buchungen - direkt nach Abschluss der Buchung. Wenn Tickets aktiviert sind, werden sie an diese Mail als PDF angehängt. Bei PayPal- und Kreditkartenzahlungen befindet sich außerdem die Rechnung mit Zahlungsbestätigung im Anhang. Bei manuellen Buchungen können Sie bei jeder Buchung entscheiden, ob die E-Mail verschickt werden soll.
    3. Double-Opt-in Bestätigungslink: Diese E-Mail erscheint, wenn Sie für die Veranstaltung die Double-Opt-in Option aktiviert haben. Sie wird nach Abschluss der Buchung verschickt und enthält den Bestätigungslink, den eine Person anklicken muss, damit die Newletter-Registrierung abgeschlossen wird.
    4. Veranstaltungserinnerung: Erinnerungen werden circa vier Tage vor der Veranstaltung für jede abgeschlossene Buchung verschickt. Wenn Tickets aktiviert sind, werden sie an diese Mail als PDF angehängt.
    5. Freigabeprüfung: Diese E-Mail wird bei einer Buchung, die eine manuelle Freigabe erfordert, unmittelbar nach der Buchung verschickt und informiert den Bucher darüber, dass die Buchung auf Freigabe geprüft wird. 
    6. Buchungsablehnung: Nachdem die Buchung manuell von Ihnen als Veranstalter abgelehnt wurde, erhalten die Bucher diese E-Mail.
    7. Link zur Zahlung: Diese E-Mail enthält bei kostenpflichtigen Buchungen die Freigabebestätigung sowie die Aufforderung die Buchung durch die Wahl der Zahlungsmethode abzuschließen. Sie wird verschickt sobald die Buchung von Ihnen als Veranstalter freigegeben wurde. Bei kostenlosen Buchungen wird direkt die Buchungsbestätigung verschickt.
    8. Nachricht beim Vormerken einer Buchung: Sie können diese E-Mail bei den Freigabeeinstellungen aktivieren bzw. deaktivieren. Sobald sie aktiviert ist und Sie den Text definiert haben, wird sie für jede Buchung automatisch verschickt, wenn Sie diese in den Buchungsdetails auf "Vormerken" gesetzt haben.
    9. Link für Zahlungswiederholung: Diese E-Mail wird an den Bucher versendet, wenn Sie bei einer abgebrochenen Buchung in den Buchungsdetails die entsprechende Aktion anklicken. Sie enthält einen Link, über den der Bucher seine Zahlung abschließen kann.
    10. Stornierungsbestätigung: Diese E-Mail wird sichtbar, wenn Sie bei kostenlosen Veranstaltungen eine eigenständige Stornierung des Buchers über das Buchungsportal zulassen. Bei Stornierungen, die Sie auslösen, wird derzeit keine automatische E-Mail verschickt.
  • Inhalte anpassen
    Passen Sie den Inhalt an Ihre Vorstellungen an, indem Sie bei dem jeweiligen E-Mail-Typ auf "E-Mail-Inhalt bearbeiten" klicken. Hier können Sie einen eigenen Betreff sowie einen eigenen Text eingeben und außerdem auswählen, ob die E-Mail automatisch eingefügte "Buchungsdetails", den "Link zum Buchungsportal" sowie einen "Kalendereintrag" enthalten soll.
  • Außerdem können Sie eine "Datei aus einem Veranstaltungsfeld als Anhang anfügen". Wie Sie hierfür ein Veranstaltungsfeld in Ihrer Veranstaltung anlegen können, wird hier erläutert. Sie können bis zu 5 Dateien anhängen. Bitte beachten Sie, dass der gesamte Anhang mit allen Dateien maximal 8 MB betragen darf. Inbesondere wenn noch Tickets oder Rechnungen an die E-Mail angehängt werden, sollten Sie deshalb auf kleine Dateigrößen achten.

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  • Der Text "%SALUTATION% %TITLE% %FIRST_NAME% %LAST_NAME%" dient als Platzhalter für die namentliche Anrede des Buchers. Anrede, Titel sowie Vor- und Nachname der Bucher werden beim Versand automatisch anstelle der Platzhalter eingefügt. Sollten Sie die Bucher z.B. nur mit Vornamen anreden wollen, reduzieren Sie den Platzhalter auf "%FIRST_NAME%".
  • Weitere Platzhalter für veranstaltungsbezogene Angaben finden Sie im Dropdown "Platzhalter" in der Toolbar, wenn Sie einen eigenen Text definieren. Sie können Platzhalter auch im Betreff verwenden.
  • Buchungsdetails sind Veranstaltungsname, - Zeitraum, Buchungsnummer, Buchungskategorien, Veranstalteradresse und Ansprechpartner.
  • Mit Hilfe des Links zum Buchungsportal können Bucher ihre Rechnung erneut herunterladen sowie Buchungsbedingungen und Stornierungsinformationen einsehen.
  • Wenn Sie die Kalendereintrags-Funktion aktivieren, wird der Kalendereintrag automatisch anhand Ihrer Veranstaltungsinformationen erstellt und im Anhang der entsprechenden E-Mail als ICS-Datei an den Bucher geschickt, sodass er ihn in seinem Kalender abspeichern kann.
  • Testmail versenden
    Versenden Sie eine Testmail an Ihre eigene E-Mail Adresse, um zu kontrollieren, ob die E-Mail Ihren Vorstellungen entspricht.

 

Weiterführende Informationen:

 

 

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