Umbuchung von Teilnehmern

Umbuchungen können nötig werden, wenn ein Teilnehmer z.B. seine Ticketauswahl verändern möchte (ein Ticket mehr oder weniger buchen möchte, eine andere Ticketkategorie oder zusätzliche Produkte), zu einem anderen Termin kommen und entsprechend auf eine anderen Veranstaltung umgebucht werden möchte, oder vergessen hat, seinen Promotion Code einzulösen und dies gerne nachholen möchte.

Ob Sie Umbuchungen zulassen, liegt - wie auch das Thema Stornierung im Allgemeinen - in Ihrem Ermessen als Veranstalter. Wir empfehlen allen Veranstaltern, entsprechende Regelungen in den Buchungsbedingungen festzuhalten, um Ihren Buchern gegenüber transparent zu sein und ihnen Kontaktdaten für derartige Anfragen zu geben.

Für alle freigegebenen Buchungen gilt: Nach erfolgter Buchung ist es nicht mehr möglich, die gebuchte Veranstaltung, die Ticketauswahl oder den Rechnungsbetrag zu ändern. Diese Änderungen sind nur über Stornierung der bestehenden Buchung und Neubuchung möglich. Einzige Ausnahme ist, wenn Sie für die Veranstaltung eine manuelle Freigabe eingerichtet haben und die entsprechende Buchung noch nicht von Ihnen freigegeben wurde.

So können Sie Teilnehmer umbuchen

Das Vorgehen beim Umbuchen von Teilnehmern hängt von dem Typ und aktuellen Status der bestehenden Buchung ab:

1. Noch nicht freigegebenen Buchungen

Wenn Sie für die betreffende Buchung eine manuelle Freigabe eingerichtet haben, so ist es noch möglich, die Ticketauswahl zu ändern oder einen Promotion Code nachträglich einzugeben. Rufen Sie hierfür die Buchungsdetail-Seite auf und klicken auf "Buchung ändern". Sie werden weitergeleitet auf die Buchungsmaske, wo Sie die Auswahl beliebig ändern können. Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, erhält der Bucher eine Änderungs-Benachrichtigung per E-Mail. Wenn Sie die Buchung anschließend freigeben, erhält er in einer neuen E-Mail die Buchungsbestätigung bzw. - im Falle einer kostenpflichtigen Buchung - die E-Mail mit der Aufforderung, eine Zahlungsmethode zu wählen, um die Buchung abzuschließen.

2. Kostenlose Buchungen

Kostenlose Buchungen können Sie einfach über die Buchungsdetail-Seite stornieren. Nach der Stornierung können Sie den Teilnehmer entweder bitten, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden, oder Sie buchen den Teilnehmer selbst neu ein über die manuelle Registrierung.

3. Kostenpflichtige Buchungen mit eigener Zahlungsabwicklung

Wenn z.B. eine manuelle Registrierung nicht über doo, sondern über "Eigene Zahlungsabwicklung" bezahlt wurde, können Sie die bestehende Buchung einfach in doo stornieren, mit den gewünschten Änderungen über eine neue manuelle Registrierung wiederholen und erneut "Eigene Zahlungsabwicklung" wählen.

4. Kostenpflichtige, noch unbezahlte Buchungen

Buchungen, bei denen "Kauf auf Rechnung" als Zahlungsmethode ausgewählt wurde und die in Ihrer Buchungsübersicht als "Zahlung ausstehend" gekennzeichnet sind, können Sie einfach in der Buchungsübersicht stornieren. Geben Sie dem Bucher Bescheid, dass er die erhaltene Rechnung ignorieren kann. Bitten sie ihn anschließend, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite mit der gewünschten Ticketauswahl anzumelden, oder buchen Sie ihn selbst über die manuelle Registrierung neu ein, wobei Sie wieder "Kauf auf Rechnung" aus Zahlungsmethode wählen können, sodass doo sich um die Zahlungsabwicklung kümmert.

5. Kostenpflichtige, schon bezahlte Buchungen

Wichtig: Die Stornierung von bereits bezahlten Buchungen löst keine automatische Rückerstattung an den Bucher aus!

Sobald Buchungen über doo bezahlt werden, gehen sie ja automatisch in den Auszahlungsprozess an Sie ein, daher muss die Abwicklung etwaiger Nachzahlungen bzw. der Rückerstattungen bei Umbuchung direkt zwischen dem Bucher und Ihnen als Empfänger der Auszahlungen stattfinden. Weitere Informationen zum Thema Stornierungen finden Sie hier.

  5.1. Rechnungsbetrag der bestehenden und neuen Buchung sind identisch

Entspricht der Rechnungsbetrag, den der Bucher für seine erste Buchung bezahlt hat, dem der gewünschten Neubuchung, können Sie die bestehende Buchung in doo stornieren und den/die Teilnehmer über die Manuelle Registrierung neu einbuchen. Wenn Sie im letzten Schritt der Registrierung "Eigene Zahlungsabwicklung" auswählen, wird diese neue Buchung direkt auf "Bezahlt" gesetzt. Dadurch können Sie sie quasi mit der Zahlung verrechnen, die Sie für die ursprüngliche Buchung erhalten haben bzw. noch erhalten werden, wodurch sich die Rückerstattung an den Bucher erübrigt.

  5.2. Rechnungsbetrag der bestehenden Buchung ist höher als der der neuen Buchung

Wenn ein Bucher seine Rechnung bereits bezahlt hat und seine Ticket- oder Produktauswahl nachträglich ändern oder einen Promotion Code einlösen möchte, wodurch sich ein niedrigerer Rechnungsbetrag ergibt, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Entweder stornieren Sie die bestehende Buchung ohne Stornokosten für den Bucher, lassen sich von ihm die Kontodaten geben und erstatten ihm den kompletten Rechnungsbetrag zurück (der ja bereits in den Auszahlungsprozess an Sie eingegangen ist) und bitten ihn, sich erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden und zu bezahlen. Wir von doo raten zu dieser Variante, da hierdurch etwaige buchhalterische Probleme auf Ihrer bzw. auf Bucher-Seite vermieden werden.

Alternativ können Sie die Umbuchung auch selber vornehmen und die Rechnungsbeträge miteinander verrechnen: Stornieren Sie die bestehende Buchung und tragen den Differenzbetrag zwischen der ursprünglichen und der neuen Buchung als Storno-Aufwand ein, sodass eine passende Storno-Rechnung für den Rückerstattungsbetrag erstellt wird, die Sie dem Bucher als Beleg zuschicken können. Tätigen Sie anschließend eine manuelle Registrierung, buchen den Teilnehmer mit der gewünschten Ticketauswahl ein und wählen "Eigene Zahlungsabwicklung", wodurch die Buchung direkt auf "Bezahlt" gesetzt und die Bestätigung an den Bucher verschickt wird. Lassen Sie sich anschließend die Kontodaten des Buchers geben, damit Sie ihm den Differenzbetrag zu seiner ersten Buchung zurückerstatten können.

  5.3. Rechnungsbetrag der bestehenden Buchung ist niedriger als der der neuen Buchung

Wenn ein Bucher seine Rechnung bereits bezahlt hat und seine Ticket- oder Produktauswahl nachträglich ändern möchte und dadurch auf einen höheren Rechnungsbetrag kommt, empfehlen wir, die bestehende Buchung zu stornieren und den Rechnungsbetrag - der ja bereits in den Auszahlungsprozess an Sie eingegangen ist - komplett an ihn zurückzuerstatten. Anschließend können Sie ihn bitten, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden und zu bezahlen. Alternativ können Sie ihn auch über die manuelle Registrierung selbst einbuchen, wobei Ihnen "Kauf auf Rechnung" über doo oder "Eigene Zahlungsabwicklung" außerhalb von doo als Zahlungsmethoden zur Verfügung steht.

Hinweis: Wir raten Ihnen in diesem Fall davon ab, bereits bezahlte und stornierte Buchungen mit Neubuchungen zu verrechnen, da dies nicht nur auf Seiten der Bucher, sondern auch bei Ihrer eigenen Buchhaltung zu Problemen führen kann.

6. Einzelne Tickets auf andere Teilnehmer umschreiben

Um ein bereits versendetes Ticket auf eine andere Person umzuschreiben, ist keine Stornierung und Neubuchung nötig. Lesen Sie hier, wie Sie Teilnehmerdaten ändern und dem Bucher die aktualisierten Tickets zusenden können: Änderung der Buchungs- und Rechnungsdaten.