Umbuchung von Teilnehmern

Umbuchungen können zum Beispiel dann nötig werden, wenn ein Teilnehmer seine Ticketauswahl verändern möchte (ein Ticket mehr oder weniger buchen möchte, eine andere Ticketkategorie oder zusätzliche Produkte), zu einem anderen Termin kommen und entsprechend auf eine anderen Veranstaltung umgebucht werden möchte, oder vergessen hat, seinen Promotion Code einzulösen und dies gerne nachholen möchte.

Ob Sie Umbuchungen zulassen, liegt - wie auch das Thema Stornierung im Allgemeinen - in Ihrem Ermessen als Veranstalter. Wir empfehlen allen Veranstaltern, entsprechende Regelungen in den Buchungsbedingungen festzuhalten, um Ihren Buchern gegenüber transparent zu sein und ihnen Kontaktdaten für derartige Anfragen zu geben.

Grundsätzlich gilt: Wenn eine freigegebene Buchung geändert oder umgebucht werden soll, ist dies nur über Stornierung der alten Buchung und Neubuchung möglich.

Nach erfolgter Buchung ist es nicht mehr möglich, die gebuchte Veranstaltung, die Ticketauswahl oder den Rechnungsbetrag zu ändern. Einzige Ausnahme ist, wenn Sie für die Veranstaltung eine manuelle Freigabe eingerichtet haben und die entsprechende Buchung noch nicht von Ihnen freigegeben wurde. Wie Sie Buchungen in Ihrem doo-Account stornieren, können Sie unter Stornierung und Rückerstattung von Buchungen nachlesen.

So können Sie Teilnehmer umbuchen

Das Vorgehen beim Umbuchen von Teilnehmern hängt von dem Typ und aktuellen Status der bestehenden Buchung ab:

1. Kostenlose Buchungen

Kostenlose Buchungen können Sie einfach in Ihrer Buchungsübersicht stornieren. Nach der Stornierung können Sie den Teilnehmer entweder bitten, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden, oder Sie buchen den Teilnehmer selbst neu ein über die manuelle Registrierung. 

2. Manuelle Buchungen mit eigener Zahlungsabwicklung

Wenn bei manuellen Registrierung nicht über doo bezahlt wurde, sondern über eine "Eigene Zahlungsabwicklung", können Sie die bestehende Buchung stornieren, mit den gewünschten Änderungen über eine neue manuelle Registrierung wiederholen und erneut "Eigene Zahlungsabwicklung" wählen.

3. Unbezahlte Buchungen

Buchungen, bei denen "Kauf auf Rechnung" als Zahlungsart ausgewählt wurde und die in Ihrer Buchungsübersicht noch als "Zahlung ausstehend" gekennzeichnet sind, können Sie einfach in der Buchungsübersicht stornieren. Es fallen für diese Buchung keine doo Transaktionsgebühren an, da ja noch kein Zahlungseingang erfolgt ist.

Geben Sie dem Bucher Bescheid, dass er die erhaltene Rechnung ignorieren kann und bitten sie ihn, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite erneut mit der gewünschten Ticketauswahl anzumelden, oder buchen Sie ihn selbst über die manuelle Registrierung neu ein, wobei Sie zwischen den Zahlungsmethoden "Kauf auf Rechnung" (über doo) oder "Eigene Zahlungsabwicklung" wählen können.

4. Bezahlte Buchungen

Wichtig: Die Stornierung von bereits bezahlten Buchungen löst keine automatische Rückerstattung an den Bucher aus!

Sobald Buchungen über doo bezahlt werden, gehen sie ja automatisch in den Auszahlungsprozess an Sie ein, daher muss die Abwicklung etwaiger Nachzahlungen bzw. der Rückerstattungen mit einer Neubuchung direkt zwischen dem Bucher und Ihnen als Empfänger der Auszahlungen stattfinden. Weitere Informationen zum Thema Stornierungen finden Sie hier.

   4.1. Rechnungsbetrag der alten und neuen Buchung sind identisch

Entspricht der Rechnungsbetrag, den der Bucher für seine erste Buchung bezahlt hat, dem der gewünschten Neubuchung, können Sie die bestehende Buchung stornieren und die Teilnehmer über die Manuelle Registrierung neu einbuchen. Wenn Sie im letzten Schritt der Buchung "Eigene Zahlungsabwicklung" auswählen, wird diese direkt auf "Bezahlt" gesetzt. Dadurch können Sie diese quasi mit der Zahlung verrechnen, die Sie für die alte Buchung erhalten, wodurch sich die Rückerstattung an den Bucher erübrigt.

   4.2. Rechnungsbetrag der alten Buchung ist höher als der der neuen Buchung

Wenn ein Bucher seine Rechnung bereits bezahlt hat und seine Ticket- oder Produktauswahl nachträglich ändern oder einen Promotion Code einlösen möchte und dadurch auf einen niedrigeren Rechnungsbetrag kommt, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Entweder stornieren Sie die bestehende Buchung ohne Stornokosten für den Bucher, lassen sich von ihm die Kontodaten geben und erstatten ihm den kompletten Rechnungsbetrag zurück (der ja bereits in den Auszahlungsprozess an Sie eingegangen ist) und bitten ihn, sich erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden und zu bezahlen. Wir von doo raten zu dieser Variante, da hierdurch etwaige Komplikationen mit der Buchhaltung vermieden werden.

Alternativ können Sie die Umbuchung auch selber vornehmen und die Rechnungsbeträge miteinander verrechnen: Stornieren Sie die bestehende Buchung und tragen den Differenzbetrag zwischen der alten und der neuen Buchung als Storno-Aufwand ein, sodass eine korrekte Storno-Rechnung für den Rückerstattungsbetrag erstellt wird, die Sie dem Bucher zuschicken können. Tätigen Sie anschließend eine manuelle Registrierung, buchen den Teilnehmer mit der gewünschten Ticketauswahl ein und wählen "Eigene Zahlungsabwicklung", wodurch die Buchung direkt auf "Bezahlt" gesetzt und die Bestätigung an den Bucher verschickt wird. Lassen Sie sich anschließend die Kontodaten des Buchers geben, damit Sie ihm den Differenzbetrag zu der alten Buchung zurückerstatten können.

   4.3. Rechnungsbetrag der alten Buchung ist niedriger als der der neuen Buchung

Wenn ein Bucher seine Rechnung bereits bezahlt hat und seine Ticket- oder Produktauswahl nachträglich ändern möchte und dadurch auf einen höheren Rechnungsbetrag kommt, empfehlen wir, die bestehende Buchung zu stornieren und den Rechnungsbetrag (der ja bereits in den Auszahlungsprozess an Sie eingegangen ist) komplett an ihn zurückzuerstatten. Anschließend können Sie ihn bitten, sich selbst erneut über Ihre Buchungsseite anzumelden und zu bezahlen. Alternativ können Sie ihn auch über die manuelle Registrierung selbst einbuchen, wobei Ihnen "Kauf auf Rechnung" über doo oder "Eigene Zahlungsabwicklung" außerhalb von doo als Zahlungsmethoden zur Verfügung steht.

Hinweis: Wir raten unseren Veranstaltern in diesem Fall davon ab, bereits bezahlte und stornierte Buchungen mit Neubuchungen zu verrechnen, da dies nicht nur auf Seiten der Bucher, sondern auch bei der eigenen Buchhaltung zu Komplikationen führen kann.

5. Tickets auf andere Teilnehmer umbuchen

Um ein bereits versendetes Ticket auf eine andere Person umzuschreiben, ist keine Stornierung und Neubuchung nötig. Lesen Sie hier, wie Sie Teilnehmerdaten ändern und dem Bucher die aktualisierten Tickets zusenden können: Änderung der Buchungs- und Rechnungsdaten.