Willkommen bei doo! Sie haben bereits einen doo-Account angelegt und möchten Ihre erste Veranstaltung erstellen? Hier führen wir Sie Schritt für Schritt durch Ihre erste Veranstaltungserstellung.

1. Veranstaltung anlegen
2. Vorschau
3. Veranstaltungs-Einstellungen
4. Veranstaltung live schalten
5. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung 
6. Ablauf der Online-Registrierung
7. Eingehende Buchungen beobachten und verwalten
8. Veranstaltungsinformationen nachträglich anpassen
9. Am Tag der Veranstaltung - Teilnehmerliste und Check-in
10. Offene Buchungen nach Veranstaltungsende
11. Abrechnung 

1. Veranstaltung anlegen 

Nachdem Sie sich bei doo eingeloggt haben, wählen Sie im linken Menü “Neue Veranstaltung”. Die Veranstaltungserstellung umfasst drei Schritte:  

1. Veranstaltungsinformationen: Hinterlegen Sie alle Informationen zu Ihrer Veranstaltung, z.B. Titel, Ort, Zeitraum, Logo und Bannerfoto, Kontaktdaten und Beschreibung. Achten Sie darauf, alle Pflichtfelder auszufüllen und nach Eingabe der Adresse einen der Vorschläge von Google Maps auszuwählen. Eine detaillierte Anleitung hierzu finden Sie in unserem Artikel Veranstaltungsinformationen eingeben und ändern.
2. Tickets: Definieren Sie, ob es sich um eine kostenlose oder kostenpflichtige Veranstaltung handelt. Erstellen Sie Ticketkategorien, ggf. mit Preisen und MwSt. und legen den Verkaufszeitraum, die Kapazitäten sowie die Gebührenoptionen fest. Was sie beim Erstellen und Editieren von Ticketkategorien beachten müssen, erfahren Sie hier.
3. Teilnehmerdaten: Legen Sie das Anmeldeformular an, das Ihre Bucher bei der Registrierung ausfüllen müssen. Beachten Sie beim Anlegen der Abfragen den Unterschied zwischen Buchern (Information über die anmeldende Person) und Teilnehmern (Information über die Person(en), die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden). Weitere Informationen zum Thema Bucher- und Teilnehmerabfragen finden Sie hier.

2. Vorschau 

Nach Erstellen der Veranstaltung, können Sie sich in der Vorschau anschauen, wie die Veranstaltungs-Website aussehen wird. Sie können die Schritte des Buchungsprozesses (1. Ticketauswahl, 2. Ausfüllen der Rechnungs- bzw. Teilnehmerinformationen, 3. (nur bei kostenpflichtigen Veranstaltungen) Auswahl der Zahlungsmethode) probeweise durchlaufen. Testbuchungen komplett abschließen können Sie allerdings erst, sobald die Veranstaltung live geschaltet wurde.

Möchten Sie Änderungen vornehmen, können Sie jederzeit zurück in die Veranstaltungsbearbeitung gelangen, indem Sie oben links auf “Zurück zur Bearbeitung” klicken. Wenn soweit alles passt, klicken Sie auf “Zu den Einstellungen”.

3. Veranstaltungs-Einstellungen 

Sie können hier für Ihre Veranstaltung weitere Anpassungen vornehmen.

E-Mail- Inhalte: Pro und Enterprise-Kunden haben die Möglichkeit die E-Mail-Inhalte anzupassen, die automatisch im Rahmen einer Registrierung an Ihre Bucher verschickt werden. Mehr erfahren Sie hier.

Tickets und Anhang: Unter diesem Menüpunkt können Sie einstellen, ob für die jeweilige Veranstaltung Tickets versendet werden sollen, die die Teilnehmer am Einlass vorzeigen müssen. Außerdem kann dort ein zusätzlicher Anhang, z.b. eine Wegbeschreibung, hochgeladen werden, den die Bucher nach der Buchung per E-Mail erhalten sollen.

Rechnungsinhalte: Pro- und Enterprise-Kunden können die Inhalte der Rechnungen anpassen, die automatisch von doo an die Bucher verschickt werden - Basic-Kunden steht nur die doo Basisvorlage zur Verfügung. Welche Möglichkeiten Sie als Pro- und Enterprise-Kunde haben, erfahren Sie hier.

Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe: Sie haben die Möglichkeit, eigene Buchungsbedingungen für Ihre Veranstaltung zu hinterlegen. Diese werden im Buchungsprozess verlinkt und müssen vom Bucher akzeptiert werden, um die Registrierung abzuschließen.

Sie können an dieser Stelle außerdem eine Manuelle Buchungsfreigabe für Ihre Veranstaltung einstellen, wenn Sie eingehende Buchungen einzeln prüfen möchten, um individuell zu entscheiden, ob sie zugelassen oder abgelehnt wird.

Es gibt außerdem die Möglichkeit, die Anzahl der Tickets pro Buchung festzulegen sowie unter Doppelte Buchungen zu bestimmen, dass neue Buchungen auf Duplikate geprüft werden und pro E-Mail-Adresse jeweils nur einmal gebucht werden kann.

Umsatzauszahlung: Die Umsatzauszahlungsinformationen müssen für kostenpflichtige Veranstaltungen angegeben werden - erst dann können Sie eine Veranstaltung live schalten. Hinterlegen Sie hier Ihre Rechnungsanschrift, Umsatzsteuerinformation sowie die Bankdaten für die Auszahlung. Weitere Informationen finden Sie hier.

Zahlungen (nur bei kostenpflichtigen Veranstaltungen): Hier können Einstellungen die Zahlungsabwicklung und die die Zahlungserinnerungen getroffen werden.

• Bei den Zahlungsabwicklung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

Es können Ihnen (abhängig von den mit doo getroffenen Vereinbarungen) folgende Möglichkeiten zur Auswahl stehen: 

• • • • Abwicklung über Novalnet
      • Eigene Abwicklung ohne explizite Zahlungsbestätigung
      • Eigene Abwicklung mit expliziter Zahlungsbestätigung
      • Abwicklung über doo

Zu den beiden Möglichkeiten ohne explizite Zahlungsbestätigung und mit expliziter Zahlungsbestätigung: 
Die Zahlung wird in beiden Fällen über Sie als Veranstalter abgewickelt. Der Unterschied der beiden Möglichkeiten besteht darin, dass bei der Möglichkeit mit expliziter Zahlungsbestätigung bei jeder Buchung zuerst der Zahlungseingang manuell in den Buchungsdetails bestätigt werden muss, bevor die Buchung aktiv und als bezahlt gekennzeichnet ist. 

Hier ein Beispiel wie eine Buchung aussieht, wenn der mit expliziter Zahlungsbestätigung gewählt wurde und der Zahlungseingang noch nicht bestätigt ist: 

Wird die Option ohne explizite Zahlungsbestätigung gewählt, so werden die Buchungen direkt bestätigt und als abgeschlossen gekennzeichnet. 

Bei Rückfragen zu diesen Einstellungsoptionen wenden Sie sich gerne an support@doo.net oder an Ihren direkten Ansprechpartner bei doo.

• Die Zahlungserinnerung kann aktivieren/ deaktivieren und de Rhythmus eingestellt werden. 

Promotion- und Zugangscodes:   Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen können Sie mithilfe von Promotion Codes Ihren Teilnehmern Rabatte einräumen, die ticketübergreifend auf komplette Buchungen angewendet werden können. Mithilfe von Zugangscodes hingegen können Sie alle oder ausgewählte Ticketkategorien einer Veranstaltung auf der öffentlichen Buchungsseite ausblenden - erst nach Eingabe eines gültigen Codes wird die entsprechende Ticketkategorie angezeigt und kann gebucht werden. Wie genau Sie Promotion- oder Zugangscodes generieren, erfahren Sie hier.  

4. Veranstaltung live schalten

Nachdem Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen haben, können Sie die Onlineregistrierungen für Ihre Veranstaltung durch Klick auf "Live schalten" starten. Zur Bestätigung wird nach dem Live Schalten einer Veranstaltung eine E-Mail an die Kontaktperson des doo Organisations-Accounts geschickt.

Sie können nun testweise den Buchungsprozess selbst einmal durchlaufen, um zu überprüfen, ob alles passt. Informationen zum Thema Testbuchungen finden Sie hier.

5. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung

Sobald eine Veranstaltung live geschaltet wurde, wird automatisch eine doo Veranstaltungs-Website erstellt, über die sich Ihre Teilnehmer registrieren können. Die Website können Sie auf der Veranstaltungsdetail-Seite aufrufen.

Die URL der doo Veranstaltungs-Website können Sie auf Ihrer Website oder z.B. auch auf Ihrer Facebook-Seite veröffentlichen, sodass die Besucher auf die Seite geleitet werden und sich dort registrieren können.

Wenn Sie eine Liste mit Kontakten haben, die Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen möchten, können Sie den Link natürlich auch per E-Mail verschicken. Hierfür können Sie z.B. den doo E-Mail-Manager verwenden.

 Pro- und Enterprise- Kunden haben zudem die Möglichkeit, die Veranstaltung per Widget in ihre eigene Website zu integrieren, sodass die Seitenbesucher Ihre Homepage nicht verlassen müssen, sondern direkt dort buchen können. Auch dieses Feature finden Sie unter "Administration" auf der Veranstaltungsdetail-Seite.

6. Ablauf der Online-Registrierung

Sobald Ihre Veranstaltung live und der Ticketverkauf gestartet ist, können sich Personen online registrieren. Lesen Sie hier, wie der Buchungsprozess für den Bucher aussieht. Bei der Buchung von kostenpflichtigen Tickets stehen Kreditkarte, PayPal sowie Kauf auf Rechnung zur Verfügung.

Wenn Sie für Ihre Veranstaltung nicht alle Zahlungsmethoden anbieten möchten, teilen Sie unserem Support Team per E-Mail mit, welche Zahlungsmethoden Sie deaktivieren möchten und geben uns die Event-ID durch (diese können Sie der allgemeinen Veranstaltungsübersicht entnehmen oder der Bestätigungs-Email, die Sie im Anschluss an das Live Schalten der Veranstaltungs-Seite erhalten).

7. Eingehende Buchungen beobachten und verwalten

Wenn Sie die Veranstaltungsdetail-Seite in Ihrem doo Event Manager aufrufen, können Sie über "Buchungen verwalten" jederzeit die aktuellen Buchungen einsehen, die Buchungsdetails aufrufen, Daten bearbeiten, E-Mails erneut verschicken und Buchungs- bzw. Teilnehmerlisten herunterladen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Jede einzelne Buchung können Sie in doo online einsehen und auf Wunsch noch Änderungen vornehmen. Alle Anleitungen zum Thema Bucher-Support finden Sie hier.

8. Veranstaltungsinformationen nachträglich anpassen 

Sie können Ihre Veranstaltung auch nach dem Live schalten noch editieren. Unter Administration haben Sie zum einen die Möglichkeit durch Klicken auf "Veranstaltung bearbeiten", direkt in die 3 Schritte der Veranstaltungserstellung zu gelangen und dort die gewünschten Änderungen vorzunehmen, in der Sie Änderungen an den Veranstaltungsinformationen, den E-Mail Inhalten, Tickets und Anhang, Rechnungsinhalte, Buchungs- und Stornierungsbedingungen sowie den Daten für die Umsatzauszahlung vornehmen können. 

Einige wenige Einstellungen lassen sich nach dem Live schalten einer Veranstaltung nicht mehr ohne weiteres ändern: Erfahren Sie hier die Besonderheiten beim Ändern des Preises bzw. des Verkaufszeitraums Ihrer Tickets.

9. Am Tag der Veranstaltung - Teilnehmerliste und Check-in 

Wenn Sie nicht mit der ausgedruckten Teilnehmerliste bzw. manuellem Entwerten von Papiertickets arbeiten möchten, können Sie Ihren Einlass auch mithilfe der QR-Codes auf den doo Tickets abwickeln. Tipps für einen reibungslosen Einlass finden Sie hier.

10. Offene Buchungen nach Veranstaltungsende

Von doo werden die automatischen Zahlungserinnerungen auch nach Veranstaltungsende weiter im wöchentlichen Rhythmus an die Bucher verschickt. Sie können dies jederzeit beenden, indem Sie die jeweiligen Buchungen im System stornieren.

11. Abrechnung 

Die eingegangen Teilnehmerzahlungen werden im monatlichen Rhythmus an Sie weitergeleitet: Standardmäßig werden 70% der eingegangenen Zahlungen eines Monats am Anfang des Folgemonats an Sie ausbezahlt, die restlichen 30% werden als Guthaben bis zum Ende der Veranstaltung einbehalten und dann abzüglich der Transaktionsgebühren an Sie ausbezahlt. Alle Informationen zu unserem Auszahlungsprozess erfahren Sie hier.

Bei Fragen zu einzelnen Features von doo, stöbern Sie gerne in unserem Hilfecenter oder wenden sich an unserer Support-Team.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen und wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihren Veranstaltungen!