Was sind Veranstaltungsfelder und wie nutze ich sie am Besten?

1. Was sind Veranstaltungsfelder
2. Wie erstelle ich ein Veranstaltungsfeld Template?
3. Wie lege ich Veranstaltungsfelder in meinem Event an?
4. Wie binde ich Veranstaltungsfelder in E-Mails ein?

1. Was sind Veranstaltungsfelder?

Veranstaltungsfelder (frühere Bezeichnung "Veranstaltungsattribute") sind benutzerdefinierte Felder, mit Hilfe derer Sie Informationen für Ihre Teilnehmer auf der Buchungsseite hervorheben, Veranstaltungen kategorisieren oder auf der Buchungsseite PDF-Dokumente zum Download anbieten können. Sie können die Felder bei der Veranstaltungserstellung frei definieren und für eine oder alle Veranstaltungen hinterlegen.

Es gibt öffentliche Felder, die für Ihre Teilnehmer auf der Buchungsseite sichtbar sein können, sowie Controlling-Felder, die für Teilnehmer nicht sichtbar sind und intern für die Veranstaltungsverwaltung verwendet werden können. Die öffentlichen Felder werden Ihren Teilnehmern auf der doo Standard-Veranstaltungswebseite, im Event-Widget mit Veranstaltungsinformationen und - mit Ausnahme des Download-Feldes - auch im Veranstaltungskalender-Widget angezeigt. In Letzterem können sie auch über die Volltextsuche gefiltert werden.

1.1. Beispiele für öffentliche Felder

Freitext:

• Referent/in (Freitext)
• Fortbildungspunkte
• Teilnahmevoraussetzungen
• Schlagwörter/Themen

Auswahlliste:

• Veranstaltungsart
• Abschlussart

Download

• Programm / Infoblätter
• Erlaubniserklärungen

1.2. Beispiele für interne Felder

• Kostenstelle
• Verantwortlicher Mitarbeiter
• Abteilung

2. Wie erstelle ich ein Veranstaltungsfeld Template?

Templates für Veranstaltungsfelder ermöglichen es Ihnen häufig verwendete Veranstaltungsfelder zentral für ihre gesamte Organisation zu erstellen und zu verwalten. Navigieren Sie hierfür zu ihren Organisationseinstellungen und wählen sie den Reiter "Veranstaltungen". Die Organisationseinstellungen erreichen Sie durch den klick auf das Zahnrad auf der rechten Seite der Kopfspalte ihrer Manager-App.

Unter dem Reiter Veranstaltungen finden sie eine Übersicht über alle Veranstaltungsfelder die Sie bisher angelegt haben. Klicken Sie auf "Neues Veranstaltungsfeld" um dieses anzulegen. Definieren Sie in dem erschienen Fenster den Namen und Typen ihres neuen Feldes. Sie können das Feld entweder als Freitextfeld ("Texteingabe"), als Downloadlink ("Datei Download" - mögliche Dateitypen: jpg, jpeg, png, gif, pdf, xls, xlsx, doc, docx, ppt, pptx, odt, ods, odp, txt) oder als Liste mit Wahlmöglichkeiten ("Auswahl") anlegen. Außerdem Können Sie festlegen ob das Feld standardmäßig in alle später erstellen Veranstaltungen eingebunden werden soll. Sie haben auch die Option das Veranstaltungsfeld nur für interne Prozesse zu nutzen, und es nicht im Buchungsprozess anzuzeigen. In dem Sie auf den Stift in der Zeile eines Veranstaltungsfeldes klicken können Sie dieses bearbeiten. Hier können Sie alle Einheiten, ausgenommen des Feldtyps bearbeiten.

Tipp: Alle Veranstaltungsfelder-Typen können später in E-Mail-Nachrichten eingebunden werden. Dateien können zusätzlich auch bei den automatischen Veranstaltungs-E-Mails unter "E-Mail-Inhalte" angefügt werden.

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3. Wie lege ich Veranstaltungsfelder in meinem Event an?

Die Veranstaltungsfelder können Sie in Schritt 1 der Veranstaltungserstellung unter "Erweiterte Einstellungen" anlegen. Klicken Sie unter "Eigene Veranstaltungsfelder" auf "Veranstatungsfeld hinzufügen" und gehen Sie auf "Veranstaltungsfeld auswählen". 

Sie können hier nun entweder ein Veranstaltungsfeld aus einem zuvor zentral definierten Template hinzufügen oder ein neues Veranstaltungsfeld erstellen. Entscheiden Sie sich für ein Template, dann können sie nun den individuellen Inhalt für diese Veranstaltung bestimmen. 

Falls Sie sich dafür entscheiden ein Veranstaltungsfeld nur für diese Veranstaltung zu erstellen, dann definieren Sie auch hier den Feldnamen, Feldtypen und ob das Feld nur intern oder auch extern genutzt werden soll. Dieses Feld ist nur für diese Veranstaltung gültig und taucht nicht in der Veranstaltungsfelder Template Übersicht auf.

4. Wie binde ich Veranstaltungsfelder in E-Mails ein?

Seit November 2020 können Veranstaltungsfelder durch Platzhalter ganz einfach in E-Mails eingebunden werden. Dies ist möglich für alle textbasierten Felder die als Vorlage gespeichert wurden, aber nicht für zum Download bereitgestellten PDFs oder ähnliches.

4.1.1 Veranstaltungsfelder im Text einer E-Mail-Kampagnen einbinden

Wie Sie E-Mail-Nachrichten für Kampagnen erstellen und den Inhalt definieren können finden Sie hier.

Die Veranstaltungsfelder können Sie in jedem beliebigen Textfeld verwendet. Klicken Sie dafür auf "Personalisierung" und wählen Sie ihr Veranstaltungsfeld (nur Felde des Typ Freitext) aus der erscheinenden Liste aus. Das System reagiert auf das Veranstaltungsfeld wie sonst auf jegliche Platzhalter auch.

4.1.2 Veranstaltungsfeld als Anhang einer E-Mail-Kampagne

Sie können ein Veranstaltungsfeld mit Feldtyp "Datei" als Anhang einer E-Mail Nachricht mitsenden. 

Gehen Sie dazu in die Versandeinstellungen der E-Mail und aktivieren die Checkbox "Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang".   

4.2 Veranstaltungsfeld als Anhang einer System-Mail 

Sie können ein Veranstaltungsfeld mit Feldtyp "Datei" als Anhang einer E-Mail Nachricht mitsenden. 

Wählen Sie dazu die gewünschte Mail, klicken bei "E-Mail Text" auf "eigenen Text" und aktivieren die Checkbox "Datei aus eigenem Veranstaltungsfeld als Anhang". 

Bitte beachten Sie, dass je nach E-Mail und Veranstaltungseinstellungen auch andere Dateien wie Tickets oder Rechnungen angehängt werden können.  Wir weisen darauf hin, dass große Anhänge die  Zustellbarkeit von E-Mails herabsetzen können. Wir empfehlen daher bei Anhängen auf kleine Dateigrößen zu achten.

Die maximale Gesamtgröße aller Anhänge zusammen darf 7 MB nicht überschreiten.