Zugangscodes und Promotion Codes: Vergünstigte Tickets für Ihre Teilnehmer

- verfügbar für  und  Kunden -

Sie möchten Ihren Teilnehmern Rabatte gewähren oder bestimmte Ticketkategorien oder auch Ihre gesamte Veranstaltung nur für ausgewählte Personen zugänglich machen? Dann empfehlen wir die Anwendung von Promotion- bzw. Zugangscodes. Dieser Artikel zeigt Ihnen die Unterschiede zwischen den Codes auf, erklärt die Einrichtung und gibt wichtige Hinweise, die es zu beachten gilt.

1. Unterschied zwischen Promotion Codes und Zugangscodes

2. Promotion Codes

3. Zugangscodes

1. Unterschied zwischen Promotion Codes und Zugangscodes 

Mithilfe von Promotion Codes können Sie Ihren Teilnehmern Rabatte auf ihre Buchungen gewähren: Nachdem der Bucher die gewünschten Tickets ausgewählt hat und einen gültigen Promotion Code eingibt, wird ihm ein von Ihnen festgelegter Betrag oder Prozentsatz vom kompletten Rechnungsbetrag abgezogen.

Empfohlene Anwendungsbeispiele für Promotion Codes:

• Ein offener Personenkreis soll einen Rabatt bekommen, der öffentlich kommuniziert wird (z.B Messeaktion oder Weihnachtsrabatt) → mehrfach verwendbare Promotion Codes
• Ein bestimmter Personenkreis soll einen Rabatt auf die regulären Ticketpreise bekommen: z.B Mitgliederrabatt → Einmal-Promotion-Code

Mithilfe von Zugangscodes können Sie einzelne oder auch alle Ticketkategorien einer Veranstaltung von der öffentlichen Buchungsmaske ausblenden: Erst nachdem der Bucher einen gültigen Zugangscode eingegeben hat, kann er die entsprechende Ticketkategorie sehen und buchen.

Empfohlene Anwendungsbeispiele für Zugangscodes:

• Exklusives Event nur für eingeladene Gäste (geschlossener Teilnehmerkreis) → Einmal-Zugangscode
• Nur ausgewählte Personen dürfen bestimmte Tickets buchen (z.B. Freitickets für Messe-Aussteller, Sponsoren, Mitglieder oder VIPs) → Mehrfach-Zugangscode
• Wiederkehrende Events, bei denen Zugangscodes als einmalig einlösbare Gutscheine verteilt werden → Multi-Event Zugangscode

2. Promotion Codes 

2.1 Arten von Promotion Codes 

Sie können zwischen mehrfach verwendbaren Codes und Einmal-Codes wählen.

• Mehrfach verwendbare Codes empfehlen wir z.B. für Rabatte, die einer offenen Gruppe zur Verfügung gestellt werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, dass die Empfänger, den Code an Dritte weitergeben und er entsprechend mehrmals und von beliebigen Buchern für Ihre Veranstaltung eingelöst wird. Wenn Sie die Anzahl der Anwendungen beschränken möchten, können Sie dies individuell einstellen. Bei mehrfach verwendbaren Promotion Code stellt der Name des Codes (z.B STUDENTENRABATT), den Promotion Code an sich dar, der bei der Buchung eingegeben werden muss.
• Einmal-Codes empfehlen wir für personalisierte Vergünstigungen, die Sie ausgewählten Personen zukommen lassen möchten, z.B. über eine doo E-Mail-Nachricht. Anders als bei mehrfach verwendbaren Codes, müssen die Bucher bei Einmal-Codes nicht, den von Ihnen vergebene interne Namen des Codes bei der Buchung angeben, sondern es werden individuelle Buchstabencodes (z.B PHVP-QPGI-SCLZ) generiert, die jeweils einmalig für die Veranstaltung eingelöst werden können.

2.2 Eigenschaften von Promotion Codes 

• Der Rabatt kann prozentual oder als absoluter Wert gewährt werden.
• Um die Ticketzahl zu steuern, für die ein Promotion Code gültig ist, können Sie die maximale Anzahl von Tickets pro Buchung beschränken. Dies können Sie im zweiten Schritt der Veranstaltungserstellung einstellen. 
• Promotion Codes sind veranstaltungsspezifisch und gelten nur für die Veranstaltung, für die er angelegt wurde. Allerdings können Sie, im Falle von mehrfach verwendbaren Promotion Codes, Codes mit denselben Namen manuell auch für weitere Veranstaltungen anlegen.
• Beim Kopieren einer Veranstaltung werden die Promotion Codes ebenfalls kopiert.
• Die Codes können per E-Mail-Nachricht versandt werden
• Der verwendete Promotion Code wird bei der Buchung in den Abrechnungsdokumenten und der Buchungsübersicht angezeigt.
• Die doo Transaktionsgebühren werden immer auf den ursprünglichen Buchungsbetrag (Bruttobetrag) vor Abzug des Promotion-Code-Werts gerechnet

2.3 Einlösen von Promotion Codes 

• Promotion Codes können im Buchungsprozess unterhalb der Ticketauswahl eingelöst werden.

• Der Rabatt eines Promotion Codes wird immer auf den gesamten Betrag einer Buchung gerechnet, inkl. etwaiger Mehrwertsteuer und Transaktionsgebühren. Er kann nicht auf eine bestimmte Ticketkategorie oder -zahl begrenzt werden.
• Seitens des Buchers kann pro Buchung nur maximal ein Promotion Code und ein Zugangscode eingegeben werden.

2.4 Erstellen von Promotion Codes 

Um Promotion Codes einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu den Einstellungen der Veranstaltung, für die Sie einen Promotion Code erstellen wollen.
2. Klicken Sie unten links auf Promotion Codes, um auf die Übersichtsseite der Promotion Codes für diese Veranstaltung zu gelangen.
3. Gehen Sie auf Neuen Promotion Code hinzufügen.
4. Es öffnet sich der folgende Dialog:

1. Wählen Sie zwischen einem mehrfach verwendbaren Codes und Einmal-Codes. Bei Einmal-Codes können Sie im nächsten Schritt die Anzahl der zu erstellenden Codes definieren.
2. Vergeben Sie einen Namen für den Promotion Code.
3. Legen Sie die Höhe des Rabatts fest, der gewährt werden soll (als Prozentsatz oder absoluter Betrag).
4. Grenzen Sie ggf. den Zeitraum oder die Anzahl der Verwendungen ein, um die Einlösung des Codes zu beschränken.

Nachdem Sie den Code gespeichert haben, erscheint er in der Übersicht.

Bei Einmal-Codes können Sie die erstellten Codes, die jeweils aus einer 12-stelligen Buchstaben-Kombination bestehen, als Excel-Datei herunterladen, indem Sie auf “Code-Liste herunterladen” klicken. Beide Promotion Code-Typen können per doo E-Mail-Nachricht verteilt werden

2.5 Bearbeiten von Promotion Codes 

Sie können Ihre Promotion Codes in der Übersicht über die entsprechenden Symbole jederzeit 

• bearbeiten, z.B., um die Anzahl der Einmal-Codes zu erhöhen
• stoppen, wenn Sie möchten, dass der Code nicht mehr eingelöst werden kann
• gestoppte Codes wieder aktivieren
• über das Papierkorb-Symbol löschen (nur möglich wenn der Code bisher noch nicht eingelöst wurde)

3. Zugangscodes 

3.1  Arten von Zugangscodes

Sie können bei den Zugangscodes zwischen Mehrfach- und Einmal-Codes auswählen. 

• Mehrfach-Codes empfehlen wir z.B für Veranstaltungen oder einzelne Ticketkategorien, die einer bestimmten Gruppe (z.B. Mitgliedern) zur Verfügung gestellt werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, dass die Empfänger, den Code an Dritte weitergeben und er entsprechend mehrmals und von beliebigen Buchern für Ihre Veranstaltung eingelöst wird. Wenn Sie die Anzahl der Anwendungen beschränken möchten, können Sie dies individuell einstellen. Bei Mehrfach-Zugangscode entspricht der von Ihnen vergebene Name des Codes (z.B MITGLIEDER), dem Code, der bei der Buchung eingegeben werden muss.
• Einmal-Codes für eine Veranstaltung empfehlen wir für personalisierten Ticketzugang, den Sie ausgewählten Personen für Ihre Veranstaltung zukommen lassen möchten, z.B. über eine doo E-Mail-Nachricht. Anders als bei mehrfach verwendbaren Codes, müssen die Bucher bei Einmal-Codes nicht, den von Ihnen vergebene interne Namen des Codes bei der Buchung angeben, sondern es werden individuelle Buchstabencodes (z.B PHVP-QPGI-SCLZ) generiert, die jeweils einmalig für die Veranstaltung eingelöst werden können.
• Einmal-Codes für mehrere Veranstaltungen lassen sich über die “Multi-Event” Funktion erstellen. Die erstellten Zugangscodes können dadurch für eine Auswahl von bis zu 50 Veranstaltungen eingelöst werden. Sobald der Code für eine Veranstaltung eingelöst wird, verliert er seine Gültigkeit.

 3.2 Eigenschaften von Zugangscodes

• Abgesehen von den Einmal-Codes mit Multi-Event Funktion sind alle Zugangscodes veranstaltungsspezifisch und gelten immer für genau die Veranstaltung, für die sie angelegt werden.
• Wenn Sie die Ticketanzahl steuern möchten, die mit einem Zugangscode gebucht werden kann, können Sie in der Veranstaltungsbearbeitung in den Ticketkategorie-Einstellungen eine maximale Anzahl an Tickets pro Buchung definieren.
• Beim Kopieren einer Veranstaltung werden die Zugangscodes ebenfalls kopiert. Für die neue Veranstaltung wird entsprechend eine neue Zugangscode-Liste mit identischem Namen und Einstellungen erstellt. Die Codes an sich unterscheiden sich allerdings: Die Zugangscodes aus der Liste der einen Veranstaltung sind also nicht für die andere Veranstaltung anwendbar, insofern es sich nicht um einen Multi-Event-Code handelt.
• Damit es bei den unterschiedlichen Code-Listen nicht zu Verwechslungen kommt, empfehlen wir, bei Einmal-Zugangscodes für die verschiedenen Veranstaltungen jeweils individuelle Code-Namen zu wählen. 

3.3 Einlösen von Zugangscodes im Buchungsprozess

Durch das Erstellen von Zugangscodes werden die entsprechenden Ticketkategorien von der öffentlichen Buchungsmaske ausgeblendet und werden erst sichtbar, wenn ein gültiger Zugangscode oberhalb der Ticketauswahl eingegeben wird.

Nachdem der Bucher einen gültigen Code in das Feld "Zugangscode" eingegeben hat, werden die entsprechenden Ticketkategorien eingeblendet und können ganz normal gebucht werden.

Pro Buchung kann seitens der Bucher nur ein Zugangscode und ein Promotion Code eingegeben werden.

3.4 Erstellen von Zugangscodes 

Um Zugangscodes einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen sie zu den Einstellungen der Veranstaltung, für die Sie einen Zugangscode erstellen wollen.
2. Klicken Sie unten rechts auf Zugangscodes, um auf die Übersichtsseite Ihrer Promotion Codes zu gelangen.
3. Gehen Sie auf Neuen Zugangscode hinzufügen.
4. Es öffnet sich der folgende Dialog (Beispiel):

1. Interner Name: Benennen Sie die Zugangscode-Liste, z. B. "Code-Liste-01/18".
2. Verwendung: Wählen Sie hier zwischen einem Code der nur für eine einzelne Buchung gültig ist oder einem mehrfach verwendbaren Zugangscode.
3. Anzahl der Codes: Legen Sie die Anzahl an Zugangscodes fest, welche erstellt werden sollen (bis zu 5.000 pro Liste).
4. Ticketkategorien: Wählen Sie aus, ob nur bestimmte oder alle Ticketkategorien durch die Eingabe von Zugangscodes sichtbar werden sollen.
5. Zeitraum eingrenzen: Schränken Sie, falls gewünscht, den Gültigkeitszeitraum der Zugangscodes ein. Die verschlüsselten Ticketkategorien können nur innerhalb der angegebenen Zeitperiode freigeschalten werden und sind außerhalb dieses Zeitraums nicht verfügbar.
6. Personalisieren: Diese Funktion können Sie nutzen, um bestimmten Kontakten einen Zugangscode zuzuweisen (s.3.5)
7. Multi-Event: Die Multi-Event Codes können für verschiedene Veranstaltungen eingelöst werden (max. 25 Veranstaltungen pro Code). Nachdem ein Code bei einer Veranstaltung eingelöst wurde, verliert er seine Gültigkeit bei allen weiteren Veranstaltungen.
8. E-Mail-Benachrichtigungen: Geben Sie hier optional eine E-Mail-Adresse ein, um für jede Einlösung des Zugangscodes eine Benachrichtigung zu erhalten.
9. Sichern Sie Ihre Einstellungen über Speichern.

Nachdem Sie die Angaben der Codeliste gespeichert haben, erscheint sie in der Übersicht. 

Sie können hier Ihre Zugangscodes bearbeiten, starten und stoppen oder löschen.

Ein Zugangscode ist inaktiv, wenn er durch einen eingeschränkten Gültigkeitszeitraum aktuell nicht eingelöst werden kann. Um ihn zu aktivieren, passen Sie die Einstellungen unter Zeitraum eingrenzen an.

Codes, die bereits eingelöst wurden, können nicht mehr gelöscht werden. Allerdings ist es möglich sie zu deaktivieren. Deaktivierte Codes können nicht mehr eingelöst werden und werden in der Übersicht als "Gestoppt" markiert.

Bei Multi-Event Zugangscodes haben Sie die Option, die Codes nur für die gerade angewählte Veranstaltung zu löschen oder aber für alle Veranstaltungen, für die dieser Code gilt.

3.5 Personalisieren und Vorbefüllen von Einmal-Zugangscodes

Personalisierte Einmal-Zugangscodes ermöglichen es Ihnen, die vorhandenen Daten Ihrer Kontakte bei Einlösung im Buchungsformular vorzubefüllen. Hierfür werden die generierten Zugangscodes einzelnen Kontakten zugeordnet. Gibt ein Bucher seinen personalisierten Code in die Buchungsmaske ein und wählt das gewünschte Ticket aus, können seine persönlichen Daten automatisch im Buchungsformular vorbefüllt werden.

Um eine Zugangscode-Liste zu personalisieren, klicken Sie in der Übersicht auf das Stiftsymbol der entsprechenden Code-Liste. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Zugangscodes einzelnen Kontakten oder einer Kontaktgruppe zuzuordnen. Wenn Sie die Code-Liste anschließend herunterladen, können Sie sehen, welcher Code welchem Kontakt zugeordnet wurde und sie entsprechend verteilen. Wie Sie vorab eine Kontaktgruppe erstellen, erfahren Sie hier.

Wenn Sie anschließend bei "Mit Kontaktdaten vorbefüllen" den Haken setzen, können Sie wählen, ob die Daten bei den Teilnehmerfragen, den Buchungsfragen oder bei beiden vorbefüllt werden sollen.

Alle Informationen zum Vorbefüllen von Daten finden Sie hier.

3. Übersicht über eingelöste Codes 

Um zu erfahren, welche Codes wie häufig, von wem und für welche Buchung eingelöst wurden, können Sie sich jederzeit über die Einstellungen der Veranstaltung die entsprechende Code-Liste herunterladen. Auch in der Excel-Buchungsübersicht, die Sie über die Veranstaltungsdetail-Seite herunterladen können, werden etwaige verwendete Promotion und Zugangscodes aufgeführt.