Über doo können Sie automatisch PDF-Tickets an Ihre Bucher versenden, um diese bei der Veranstaltung vor Ort zur Einlasskontrolle zu verwenden.

1. Aktivieren von Teilnehmertickets

In den Einstellungen Ihrer Veranstaltung können Sie unter "Tickets & Anhang" - "Ticketoptionen" festlegen, ob Ihre Bucher nach erfolgreicher Buchung elektronische Tickets erhalten sollen oder nicht.

Standardmäßig ist diese Funktion bei neuen Veranstaltungen aktiviert. Dies können Sie jedoch umstellen, indem Sie "Kein Teilnehmerticket" auswählen und dies ggf. außerdem durch die entsprechende Checkbox als Standard für zukünftige Veranstaltungen speichern.

Zusätzlich können Sie definieren, ob die Tickets nur an den Bucher oder auch an die Teilnehmer verschickt werden. Wenn Sie die zweite Option wählen, wird die Buchungsbestätigung-E-Mail an den Bucher quasi wie im BCC auch an die bei der Buchung registrierten Teilnehmer verschickt. Bitte beachten Sie, dass dann immer alle Tickets an alle Teilnehmer geschickt werden - die Option, jedem Teilnehmer nur sein eigenes Ticket zukommen zu lassen, gibt es bei doo aktuell noch nicht. Wird der Ticketversand an Teilnehmer aktiviert, wird auf Teilnehmer-Ebene automatisch der Name sowie die E-Mail-Adresse zu einem Pflichtfeld, muss also bei der Buchung für jeden einzelnen Teilnehmer angegeben werden.

Zusätzlich zu den PDF-Tickets bietet doo auch die Möglichkeit, in der Buchungsbestätigungs-E-Mail einen Link anzuzeigen, über den der Bucher das Tickets in seinem Wallet abspeichern kann. Diese Funktion kann auf Anfrage durch doo für einzelne Veranstaltungen aktiviert werden - wenden Sie sich bei Interesse gerne mit Angabe der entsprechenden Event-ID an Ihren doo Ansprechpartner bzw. an unser Support-Team.

2. Ticketdesign

Insofern kein individuelles Ticketdesign in Ihrem doo Nutzungspaket enthalten ist, wird für Ihre Veranstaltung das Standard doo Design verwendet. doo Tickets werden hochkant als PDF-E-Mail Anhang im DinA4-Format zusammen mit der Buchungsbestätigungs-E-Mail verschickt. Neben allgemeinen Informationen zu Buchung und Veranstaltung, Ihrem Logo sowie der Adresse ist auf dem doo Standard-Ticket ein QR-Code abgedruckt. Wie genau das Standardticket aussieht sehen Sie hier.

Neben dem Standardticket bieten wir auch individuell gestaltbare Tickets an, die nach Ihrer Corporate Design Vorlage angelegt und z.B. gefaltet als Namensschilder verwendet werden können. Alle Informationen zu individuellen Ticketdesigns bei doo finden Sie hier.

3. Ticketversand

Wenn Sie Tickets für Ihre Veranstaltung aktiviert haben, bekommen die Bucher (und je nach Einstellung auch die Teilnehmer, s.o.) die Tickets nach erfolgreicher Buchung, bzw. bei kostenpflichtigen Veranstaltungen nach Zahlungseingang, zusammen mit der Buchungsbestätigungs-E-Mail zugeschickt. Die Tickets stehen darüber hinaus auch im jeweiligen doo Buchungsportal für Ihre Bucher zum Download bereit.

Insofern die automatische Veranstaltungserinnerung für Ihren doo Account aktiviert ist, erhalten Ihre Bucher vier Tage vor Veranstaltungsbeginn eine E-Mail-Erinnerung, bei der die Tickets noch einmal mit angehängt sind.

4. Scannen der QR-Codes am Einlass

Am Einlass sollte jeder Teilnehmer sein Ticket auf dem Handy oder auf Papier ausgedruckt vorzeigen. Die QR-Codes, die auf den Tickets abgedruckt sind, können bei der Veranstaltung mit einem beliebigen QR-Code-Scanner über Smartphones oder Tablets gescannt werden, wodurch Sie auf eine Check-in-Seite geleitet werden, auf die Teilnehmerdaten angezeigt werden, auf der Sie die Person durch einen weiteren Klick einchecken können. Das Ticket wird dadurch automatisch entwertet und kann nicht erneut verwendet werden. Die Check-in Funktion wird erst 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn aktiviert.

Entwertete Tickets werden in der Excel-Teilnehmerliste als "Teilgenommen" und in der Online-Teilnehmerübersicht als "Eingecheckt" geführt. So können Sie während bzw. nach Ihrer Veranstaltung jederzeit überprüfen, welche Personen da sind/waren.

Sollte ein Teilnehmer sein Ticket vergessen haben, können Sie ihn auch über die Online-Teilnehmerübersicht aufrufen und manuell einchecken. Alle Informationen zur Online-Teilnehmerübersicht finden Sie hier.

Eine detaillierte Anleitung sowie weitere Tipps für einen reibungslosen Einlass haben wir hier für Sie zusammen gestellt.