1.1. Teilnehmerdaten: Abfragen auf Teilnehmerebene

Die unter “Teilnehmerdaten" definierten Fragen werden separat für jeden Teilnehmer, also pro gebuchtem Ticket jeweils einmal gestellt. Hier können Sie Informationen zu den individuellen Teilnehmern wie z.B. Name, Organisation, Interessengebiete oder Ernährungsbesonderheiten abfragen. Wenn in einer Buchung z.B. drei Tickets ausgewählt werden, würden die Teilnehmerinformationen dreimal und die Buchungsinformationen (s. 1.2.) nur einmal abgefragt.

Wenn Sie für Ihre Veranstaltung Tickets aktiviert haben und möchten, dass auf diesen jeweils der Name des Teilnehmers angezeigt wird, sollte mindestens “Name” als Pflichtfeld auf Teilnehmer-Ebene hinterlegt sein, sodass der Bucher für jedes ausgewählte Ticket den jeweiligen Namen des Teilnehmers ausfüllen muss.

Wenn Sie zudem möchten, dass nicht nur jeder Bucher, sondern auch jeder einzelne Teilnehmer in Ihrem Kontaktcenter als eigener doo Kontakt gespeichert wird, muss zudem die E-Mail-Adresse auch auf Teilnehmerebene abgefragt werden, da diese als Identifikator für doo Kontakte dient. Weitere Informationen zum Thema Datensynchronisation bei doo finden Sie hier.

Um weitere Standardabfragen wie Anrede, Anschrift oder Organisation der Teilnehmer in Ihr Buchungsformular mit aufzunehmen, wählen Sie diese entsprechend aus, indem Sie die entsprechenden Buttons betätigen.

Werden Ihre Teilnehmerdaten im Buchungsprozess zuerst abgefragt, haben Ihre Bucher die Möglichkeit, die bereits für einen Teilnehmer eingegebenen Antworten für weitere Teilnehmer oder auch für die Buchungsdaten zu übernehmen, damit sie diese nicht mehrfach einzugeben brauchen.

1.2. Buchungsdaten: Abfragen auf Buchungsebene

Die Fragen unter “Buchungsdaten” werden einmal pro Buchung abgefragt und beziehen sich auf die Person, die die Registrierung tätigt und somit die Person, die die Buchungsbestätigung erhalten soll und auf die bei kostenpflichtigen Veranstaltungen die Rechnung ausgestellt wird.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen werden auf Buchungsebene automatisch die für die Rechnungsstellung relevanten Informationen abgefragt. Hierzu gehören Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Land und Organisation, wobei letztere optional ist. Bei kostenlosen Veranstaltungen fallen Anschrift, Land und Organisation als Pflichtfragen weg.

Wenn Sie Ihre Buchungsdaten im Buchungsprozess vor den Teilnehmerfragen abfragen, gibt es für Ihre Bucher die Möglichkeit, Daten für die Teilnehmerabfragen zu übernehmen. Bei Eingabe der Teilnehmerdaten muss dazu nur auf "Aus Buchungsdetails kopieren" geklickt werden und die Standardfragen wie Name, E-Mail-Adresse oder Anschrift werden automatisch übernommen.

1.3. Abfragen für ersten Bucher zusammenfassen

Seit dem 03.03.2021 haben Sie die Möglichkeit die Abfrage für den ersten Teilnehmer und dessen Buchungsdaten zusammenzufassen. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung maximal ein Ticket pro Person zugelassen haben oder wenn Sie den Buchungsprozess für Ihre Kunden deutlich verkürzen wollen. Als Veranstalter erhalten Sie dennoch nach Abschluss der Buchung gesondert die Daten des Teilnehmers und die Daten des Buchers.

Um die Funktion für eine Veranstaltung zu aktivieren, wählen Sie im dritten Schritt der Veranstaltungserstellung die Checkbox "Ersten Teilnehmer und Bucher im Buchungsprozess zusammenfassen" an.

Beim Erstellen von individuellen Fragen haben Sie die Wahl zwischen acht Fragetypen.

• Offene Frage: kleines Freitextfeld für bis zu 100 Zeichen, zum Beispiel für Geburtsdatum oder eine Mitgliedsnummer
• Paragraph: großes Freitextfeld für bis zu 600 Zeichen, zum Beispiel für Anmerkungen, Vorkenntnisse
• Dropdown: wie Einfachauswahl, aber hier werden die Antwortmöglichkeiten nicht per Checkbox, sondern aus eine Liste, die beim Klicken auf die Fragen ausfährt, ausgewählt
• Einfachauswahl: festgelegte Antwortmöglichkeiten, es kann eine Antwort per Checkbox ausgewählt werden, zum Beispiel für Ja/Nein-Fragen, Auswahl der Zimmerkategorie
• Mehrfachauswahl: wie bei der Einfachauswahl festgelegte Antwortmöglichkeiten, aber es können mehrere Antworten ausgewählt werden, zum Beispiel “Was bringen Sie mit?”, “Welche dieser Kurse haben Sie bereits besucht?”
• Datei Upload: der Bucher wird bei der Buchung aufgefordert, eine Datei (PDF, PNG, JPG) hochzuladen, z.B. für Fachbesucher-Nachweis für Messen, Kopie eines Mitgliedsausweises, Einreichen eines Motivationsschreibens
• Telefonnummer: ein Feld in welches eine Telefonnummer eingetragen werden muss, die Eingabe einer Ländervorwahl ist verpflichtend
• Datum: ein Feld indem aus einem Kalender ein Datum ausgewählt werden muss, z.B. nutzbar um Geburtsdaten oder etwaige Extra-Termine abzufragen

Tipp: Vielleicht kennen Sie es selbst: Je mehr Daten von Ihnen abgefragt werden, desto größer ist das Hemmnis, sich für eine Veranstaltung anzumelden. Wir empfehlen deswegen, die Zahl der Abfragen möglichst gering bzw. die Beantwortung optional zu halten.

Nach dem Erstellen von eigenen Fragen, können Sie die Reihenfolge der Fragen durch Drag & Drop neu anordnen. Klicken Sie dazu auf die Punkte am linken Rand der Frage und ziehen diese auf die gewünschte Position. Die von doo vorgegebenen Fragen auf Buchungsebene können nicht bewegt werden.

3. Produkte anbieten

Zusätzlich zu den eigenen Fragen, haben Sie die Möglichkeit, kostenlose oder kostenpflichtige Produkte anzubieten, die der Bucher zusätzlich zu seiner Ticketauswahl hinzufügen kann wie z.B. Workshops, Verpflegung oder VIP Pakete. Produkte bieten den Vorteil, dass Maximalkapazitäten festgelegt werden können, um die Anzahl zu kontrollieren. Alle Informationen zum Anlegen von Produkten finden Sie hier.

4. Weitere Einstellungen

Unterhalb der Bucher- und Teilnehmerabfragen finden Sie die "Weiteren Einstellungen", die Ihnen zusätzliche Funktionen bieten.

4.1. Bearbeiten von vorbefüllten Fragen verhindern

Hier können Sie festlegen, ob und welche Daten im Buchungsprozess vom Bucher bearbeitet werden dürfen, wenn Daten vorbefüllt werden. Das Vorbefüllen der Buchungs- bzw. Teilnehmerdaten ist bei Verwendung des doo E-Mail-Managers für den Einladungsversand oder von personalisierten Zugangscodes möglich. Die Bearbeitungsmöglichkeit zu deaktivieren bietet sich z.B. an, wenn Sie ausschließen möchten, dass ein Zugangscode oder eine Einladung für die Registrierung einer anderen Person verwendet wird.

Alle Informationen zum Thema Vorbefüllen von Kontaktdaten finden Sie hier.

4.2. Kontaktzuordnung bei Änderung der E-Mail-Adresse

Bei doo werden Bucher und Teilnehmer anhand der E-Mail-Adresse zu bestehenden Kontakten in Ihrem Kontaktcenter zugeordnet - ist kein Kontakt vorhanden, wird ein neuer Kontakt für die entsprechende Person angelegt.

Wenn Sie mithilfe einer doo E-Mail-Nachricht oder eines personalisierten Zugangscodes die Daten Ihrer Kontakte im Buchungsprozess vorbefüllen lassen und ihnen erlauben, die Daten vor Abschluss der Registrierung noch anzupassen (s. 4.1.), sollten Sie entscheiden, wie Sie mit Situationen umgehen, in denen die vorbefüllte E-Mail-Adresse durch den Bucher geändert wird. Möchten Sie für die neue E-Mail-Adresse einen neuen Kontakt anlegen, dem die entsprechenden Daten zugeordnet werden? Dann schalten Sie die Option an. Oder möchten Sie, dass die Teilnehmer bzw. die Buchung dennoch dem bestehenden Kontakt zugeordnet wird, der ursprünglich zu Ihrer Veranstaltung eingeladen war? Dann schalten Sie die Option aus. Dies bietet sich vor allem dann an, wenn Sie die Registrierungen verwenden möchten, um Ihre Kontaktdatensätze zu aktualisieren. Weitere Informationen zum Thema Datensynchronisationsmöglichkeiten bei doo finden Sie hier.

4.3. Kommentare im Buchungsportal

Sie können Ihren Buchern und Teilnehmern die Möglichkeit geben, über ein Kommentarfeld im Buchungsportal im Nachgang an ihre Buchung noch Informationen nachzureichen (z.B. Ankunftszeit, Ernährungsbesondersheiten), welche dann auf der Buchungsdetail-Seite im doo Event Manager und in der entsprechenden Buchungs- bzw. Teilnehmer-Liste angezeigt wird.

Sie können entscheiden, ob das Kommentarfeld auf Bucher-Ebene (d.h. ein Kommentarfeld pro Buchung) oder auf Teilnehmer-Ebene (d.h. ein Kommentarfeld pro gebuchtem Ticket) angezeigt werden soll. Weitere Informationen zum Thema Buchungsportal finden Sie hier.

Eine andere Möglichkeit, Ihren Buchern zu erlauben nachträglich noch Informationen nachzureichen, bietet der Bucher Self-Service. Alle Informationen dazu finden Sie hier.

4.4. Opt-In und Opt-Out Funktionen für den E-Mail-Versand

Alle Informationen zum Einholen von E-Mail-Berechtigungen mithilfe des doo Buchungsprozesses finden Sie hier.

4.5. Reihenfolge der Frageblöcke festlegen

Standardmäßig werden im Buchungsprozess zuerst die Teilnehmer- und dann die Buchungsdaten abgefragt. Der Hintergrund ist, dass die Teilnehmerdaten für Veranstalter normalerweise relevanter und aussagekräftiger sind und vielseitiger verwendet werden können (etwa für die Personalisierung von Tickets, Vorbereitung von Namensschildern, Versand von E-Mail-Kampagnen, Auswertungen) als die Bucherdaten, die ja primär zum Zweck der Buchungsabwicklung und ggf. der Rechnungsstellung erhoben werden.

Sie können für Ihre Veranstaltung aber selber festlegen, ob zuerst die Teilnehmer- oder die Buchungsdaten abgefragt werden sollen. Im Feld "Reihenfolge der Frageblöcke im Buchungsprozess festlegen", können Sie die Reihenfolge bestimmen.

5. Export von Bucher- und Teilnehmerdaten

Alle Daten, die der Bucher für sich bzw. die Teilnehmer bei der Registrierung eingibt, können jederzeit auf der Buchungsdetail-Seite in Ihrem doo Event Manager eingesehen und geändert werden, indem Sie auf "Daten bearbeiten" klicken. Außerdem werden sie in der Buchungsübersicht bzw. der Teilnehmerliste der jeweiligen Veranstaltung gespeichert, die Sie von der Veranstaltungsdetail-Seite herunterladen können. Weitere Informationen finden Sie hier: Download von Buchungsübersicht und Teilnehmerliste

Tipp: Auch interessant: How to... Teilnehmerdaten abfragen - 5 Tipps für mehr Informationen