Kontakte zum Kontaktcenter hinzufügen

Wenn Sie doo nutzen möchten, um einen personalisierten Buchungspfad anzulegen oder bestehende Empfängerlisten per E-Mail-Nachricht anzuschreiben, müssen die entsprechenden Daten im ersten Schritt als doo Kontakte hinzugefügt werden.

Um Kontakte neu zu Ihrem Kontaktcenter hinzuzufügen, gehen Sie im linken Menü auf "Kontakte" und klicken auf "Kontakte verwalten".

Sie haben nun die Möglichkeit, Kontakte über einen Dateiupload zu importieren, einzelne Kontakt selbst anzulegen oder ihn im Rahmen einer Buchung hinzuzufügen.

Wie Sie bestehende Kontakte und Kontaktgruppen verwalten, erfahren Sie hier. 

1. Kontakte importieren
2. Kontakte manuell hinzufügen 
3. Kontakte durch Buchung hinzufügen 
4. Neue Datenfelder manuell anlegen 
   

1. Kontakte importieren  

1.1. Auswahl einer CSV-Datei

Als Pro- oder Enterprise-Nutzer können Sie Kontaktlisten von Ihrem Computer als CSV-Datei in Ihren doo Event Manager hochladen. Wenn Sie also z.B. eine Excel-Liste mit Kontaktdaten haben, brauchen Sie diese lediglich als CSV abzuspeichern und zu importieren. Eine Vorlage finden Sie an der markierten Stelle: 

Folgende Voraussetzungen muss Ihre CSV-Datei für einen erfolgreichen Import erfüllen:

• Wenn Sie die Kontakte mit dem doo E-Mail-Manager anschreiben möchten und dazu die entsprechenden Einwilligungen der Personen dazu vorliegen, fügen Sie Ihrer Liste eine Spalte "E-Mail-Abo Veranstaltungskommunikation" hinzu und tragen bei den jeweiligen Kontakten eine "1" ein.
• Sie können Ihrer Tabelle beliebig viele Spalten hinzufügen und aus diesen neue Datenfelder für Ihre doo Kontakte schaffen (z.B. Position, Branche, Mitgliedsstatus, etc). Wichtig: Einmal angelegt, können diese Datenfelder nicht mehr entfernt werden.
  
• Die Werte in den Zellen dürfen keine Kommata enthalten.
• Im Datenfeld "Titel" werden standardmäßig “Dr.” und “Prof.” und bei "Anrede" nur "Herr" und "Frau"  zugelassen. Sie können diese aber individuell in Ihren Organisationseinstellungen erweitern. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
• Die maximale Anzahl an Zeichen in den Zellen der Standardfelder Name, Organisation etc. beträgt 100.

Nachdem Sie beim Kontaktupload Ihre CSV-Datei ausgewählt haben, überprüfen Sie, ob das passende CSV-Encoding für Ihre Datei ausgewählt wurde: Damit die Umlaute etc. korrekt übernommen werden, empfehlen wir bei Windows-Nutzung bei Erstellung der CSV-Datei als Dateityp "CSV - Trennzeichen getrennt" und beim Upload in doo die Codierung ISO 8859-1 (Latin-1) auszuwählen. Mac-Nutzer sollten die Datei als "CSV UTF-8 (Trennzeichen getrennt)" abspeichern und die Codierung UTF-8 beim Import in doo auswählen.

Wenn Sie die Checkboxen "Neue Werte als Antwortmöglichkeiten zu den Systemfeldern "Anrede" und "Titel" bzw. benutzerdefinierten Datenfeldern hinzufügen" aktivieren, werden im Falle von Datenfeldern des Typs "Auswahlliste" etwaige neue Einträge, die in der entsprechenden Spalte Ihrer Liste stehen, aber bisher nicht in der Auswahlliste des doo Kontaktdatenfeldes vorhanden sind, als neue Antwortmöglichkeiten hinzugefügt. Enthält z.B. Ihre Liste in der Spalte "Titel" nicht nur "Dr." und "Prof" sondern auch "Dipl.-Ing." oder "Prof. Dr.", so würden diese Bezeichnungen automatisch dem Dropdown hinzugefügt, das Ihnen in den Kontaktdetails und Ihren Buchern in der Registrierungsmaske als Auswahl angezeigt wird. Ihre Kontaktdatenfelder können Sie selbstständig auch im Nachhinein anpassen - wie das geht, erfahren Sie hier.

1.2. Identifizierung von Kontakten

Im nächsten Schritt können Sie das Identifikationsmerkmal ("unique identifier") festlegen. Bestimmen Sie, anhand welches Datenfelds überprüft werden soll, ob ein Kontakt bereits in doo existiert oder ob er neu angelegt werden soll.

1.2.1. E-Mail-Adresse

Standardmäßig dient die E-Mail-Adresse als Identifikationsmerkmal für doo Kontakte. Dementsprechend wird beim Kontaktimport anhand der E-Mail-Adresse überprüft, ob ein Kontakt bereits existiert. Wenn ja, wird kein neuer Kontakt angelegt, sondern der bestehende Kontakt aktualisiert. Wenn Ihre Liste mehrere Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse beinhaltet, wird nur aus einem der Datensätze ein neuer Kontakt erstellt. Gleichzeitig bedeutet die Wahl dieses Identifikationsmerkmals, dass nur Kontakte mit E-Mail-Adresse importiert werden können. Wenn Sie mehrere Kontakte mit derselben oder ganz ohne E-Mail-Adresse anlegen möchten, können Sie dies mithilfe der Externen Kunden-ID tun (s.b)).

Anwendungsfälle: Diese Option bietet sich an für Kontaktlisten, in denen jeder Kontakt eine E-Mail-Adresse hat und keine E-Mailadresse doppelt auftaucht.

1.2.2. Externe Kunden-ID

Sie können Ihre Kontakte auch anhand eines eigenen Identifikators, der "Externen Kunden-ID", in doo einpflegen. Um Kontakte auf diese Weise in doo hochzuladen, muss Ihre Liste eine entsprechende Spalte mit einer jeweils eindeutigen Kundennummer für jeden Kontakt umfassen. Als Externe Kunden-ID können Sie z.B. bestehende IDs aus Ihrem CRM verwenden oder alternativ auch selbst Ihren Kontakten fortlaufende IDs vergeben. Wenn Sie diese ID-Möglichkeit verwenden, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass jeder Kontakt eine eindeutige ID hat, die keinem anderen Kontakt zugeordnet ist, und dass Sie diese ID-Zuordnung bei zukünftigen Uploads beibehalten.

Anwendungsfälle: Diese Option empfiehlt sich, wenn die Kontakte aus einem anderen System, wie z.B. einem CRM, stammen und bereits eine System-ID haben, die Sie auch in doo verwenden möchten. Sie bietet zudem eine Lösung für Anwendungsfälle, in denen Kontakte ohne E-Mail-Adressen oder mehrere Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse in doo angelegt werden sollen.

1.2.3. doo Kontakt-ID

Wenn Sie eine Liste, die Sie zuvor aus doo exportiert haben, erneut importieren möchten, um die Datensätze von bereits bestehenden doo Kontakten zu aktualisieren, können Sie auch die doo Kontakt-ID verwenden. Ihre Kontaktliste muss entsprechend eine Spalte mit der entsprechenden doo Kontakt-ID umfassen, die Sie vorher aus doo exportiert haben.

Anwendungsfälle: Der Upload über die doo Kontakt-ID ist sinnvoll, wenn keine neuen Kontakte in doo angelegt werden sollen, sondern lediglich bestehende Kontakte aktualisiert werden sollen.

1.3. Zuordnung der Datenfelder

Nachdem Sie einen Identifikator gewählt haben, finden Sie unterhalb eine Übersicht über alle zu importierenden Datenfelder aus Ihrer Tabelle. Überprüfen Sie, ob alle erkannten Felder (also die Spaltennamen Ihrer Kontaktliste) dem richtigen doo Datenfeld zugeordnet wurde und legen Sie bei neu erstellten Datenfeldern neue Bezeichnungen fest (s. auch 1.4.). Bitte beachten Sie, dass neu erstellte Datenfelder nachträglich nicht mehr geändert oder gelöscht werden können.

1.4. Auswahl der Kontaktgruppe und Umgang mit Duplikaten

Unter Gruppe zuordnen können Sie entscheiden, ob die Kontakte einer bestehenden Gruppe hinzugefügt sollen oder eine neue Gruppe erstellt werden soll. Bestimmen Sie im Anschluss, wie mit Duplikaten verfahren werden soll: Sollen nur neu erstellte Datenfelder hinzugefügt werden? Möchten Sie, dass bei bestehenden Kontakten alle Datenfelder aktualisiert werden? Oder sollen bestehende Kontakte gar nicht verändert werden?

1.5. Start des Imports

Anschließend können Sie den Import durch Klick auf Kontakte importieren starten und werden zurück in Ihr Kontaktcenter zu der entsprechenden Gruppe geleitet. Je nach Anzahl der zu importierenden Kontakte kann es einige Minuten dauern, bis sie in Ihrem Kontaktcenter auftauchen. Nach dem erfolgreichen Import erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Sollten Kontakte aus Ihrer Liste nicht erfolgreich importiert worden sein, können Sie der mitgeschickten CSV-Datei entnehmen, welche Kontakte betroffen sind und was der Grund für den fehlgeschlagenen Upload war. Bearbeiten Sie Ihre Original-Liste entsprechend, indem Sie z.B. Duplikate entfernen oder nicht akzeptierte Eingaben ändern, und laden Sie die bearbeitete Liste im Rahmen eines neuen Imports erneut hoch in die bestehende Gruppe.

Alle erfolgreich importierten Kontakte finden Sie anschließend unter dem Reiter Kontakte in der entsprechenden Gruppe, wo Sie ggf. noch Anpassungen vornehmen können. 

2. Kontakte manuell hinzufügen

Um einen einzelnen Kontakt neu in doo anzulegen, geben Sie E-Mail Adresse, Vorname, Nachname und ggf. zusätzliche Informationen wie z.B. Anschrift oder zusätzliche Kommentare ein. Wählen Sie anschließend aus, ob die Kontakte einer bestehenden Gruppe hinzugefügt oder eine neue Gruppe erstellt werden soll. Wenn Sie diesen Kontakt mithilfe des doo E-Mail-Managers anschreiben möchten, muss außerdem die Checkbox "Veranstaltungskommunikation" angehakt werden. Anschließend klicken Sie auf Kontakt erstellen.

3. Kontakte durch Buchung hinzufügen

Für jeden neuen Bucher (und jeden Teilnehmer mit E-Mail-Adresse) wird in doo automatisch ein neuer Kontakt angelegt. Sie können also eine Person auch durch manuelle Registrierung für eine Veranstaltung in Ihr Kontaktcenter aufnehmen. Nachdem Sie Kontakt durch Buchung hinzufügen geklickt haben, wählen Sie die entsprechende Veranstaltung aus und folgen dem Buchungsprozess. Nach erfolgreicher Buchung wird aus den eingegebenen Daten auf Bucher-Ebene ein neuer Kontakt erstellt. Weitere Informationen zur manuellen Registrierung finden Sie hier.

4. Neue Datenfelder manuell anlegen 

Beim Kontaktimport kann für jede zusätzliche Spalte in der Empfängerliste wie z.B. Position, Telefonnummer oder Branche ein neues Datenfeld in doo angelegt werden, um weitere Informationen für den Kontakt in doo zu hinterlegen. Diese Datenfelder können auch manuell in Ihrem Organisationsmanagement erstellt und verwaltet werden - alle Informationen dazu finden Sie hier.

Geben Sie dem Datenfeld entsprechend einen Namen (im Beispiel: Telefonnummer) und wählen Sie den gewünschten Datenfeldtyp:

• Durch Auswahl von Freitext kurz / lang können Sie im Datenfeld eine einfache Texteingabe hinterlegen.
• Beim Typ Auswahlliste haben Sie die Möglichkeit zwischen von Ihnen angegebenen Auswahlmöglichkeiten auszuwählen und für jeden Kontakt entsprechend zu hinterlegen, z.B. "Mitglied" / "Nichtmitglied". Für jeden neu importierten, noch nicht vorhandenen Zelleninhalt wird eine Auswahlmöglichkeit angelegt, die anschließend nicht mehr entfernt werden kann.
  
• Die Datenabfrage kann auch mit einer Checkbox versehen werden, z.B. um Kontakte mit einer bestimmten Eigenschaft zu markieren.
• Durch das Datenfeld Datei, haben Sie die Möglichkeit, für Ihre Kontakte jeweils individuelle Dokumente hinzuzufügen. Ein Beispiel wäre hierbei ein Nachweis über Branchenzugehörigkeit oder Immatrikulationsbescheinigung bei Studenten.

Alle angelegten Datenfelder werden Ihnen anschließend auf jeder Kontaktdetail-Seite angezeigt und die Angaben können dort für den Kontakt individuell bearbeitet werden. 

Wenn Sie die Datenfelder mehrerer Kontakte gleichzeitig füllen bzw. aktualisieren möchten, können Sie das im Zuge des Kontaktimports (s. 1.) tun.