Wenn Sie Buchungen erst prüfen möchten, um zu entscheiden, ob die Teilnehmer zugelassen oder abgelehnt werden sollen, können Sie die Funktion Buchungsfreigabe nutzen. Sie können zudem einen Text für Rückfragemails hinterlegen, der durch einen Klick an den Anfragenden gesendet wird, wenn z.B. noch Informationen für die Buchungsfreigabe fehlen.

Tipp: Da jede Buchungsanfrage einzeln bestätigt werden muss, ist bei einer hohen Anzahl an Buchungen der damit verbundene Zeitaufwand sowie die Verzögerungen des Buchungsprozesses für Ihre Teilnehmer zu beachten.

Anwendungsbeispiele:

• VIP Tickets sollen nur von ausgewählten Personen gebucht werden können
• Es soll eine Warteliste geben, über die Sie Nachrücker manuell freigeben können, wenn Plätze frei werden sollten
• Für die Teilnahme an einer Veranstaltung ist das vorherige Einreichen und Prüfen eines Nachweises erforderlich (z.B. Presseakkreditierung, Dienstherrengenehmigung, Studentenausweis)
• Sie möchten sich offen halten, die Buchung vor der Freigabe noch zu editieren und z.B. die Ticket oder Produktauswahl zu ändern oder nachträglich einen Promotion Code einzugeben.

1. Buchungsprozess bei Veranstaltungen mit Buchungsfreigabe
2. Einrichten der Buchungsfreigabe 
3. Freizugebene Buchungen verwalten

1. Buchungsprozess bei Veranstaltungen mit Buchungsfreigabe

Nachdem ein Bucher eine Registrierung, für die die manuelle Freigabe aktiviert wurde, bestätigt, wird er auf die Bestätigungs-Seite weitergeleitet, auf der er darauf hingewiesen wird, dass er noch auf die Freigabe Ihrerseits warten muss.

Der Teilnehmer bekommt direkt nach der Buchung eine automatische E-Mail (E-Mail-Text: Freigabeprüfung), die ihm den Eingang der Buchungsanfrage bestätigt und ihn darauf hinweist, dass die Buchung erst abgeschlossen ist, wenn sie vom Veranstalter freigegeben wird.

Sobald die Freigabe erfolgt, wird eine weitere E-Mail verschickt. Bei kostenlosen Buchungen wird direkt die Buchungsbestätigung verschickt - bei kostenpflichtigen Buchungen erhält er vorerst die Freigabebestätigung mit der Aufforderung, die Buchung durch Klick auf einen Button abzuschließen, der zu der Zahlungsseite führt (E-Mail-Text: Zahlungsaufforderung nach Freigabe).

Erst nach erfolgter Zahlung erhält er die Bestätigung per E-Mail inkl. Tickets, sofern aktiviert (E-Mail-Text: Buchungsbestätigung).

Durch das Ablehnen der Buchung bekommt der Bucher die Absage in Form einer automatischen E-Mail (E-Mail-Text: Buchungsablehnung) mitgeteilt. Die entsprechende Buchung wird entsprechend nicht auf die Teilnehmerliste aufgenommen.

2. Einrichten der Buchungsfreigabe

2.1 Aktivieren der manuellen Freigabe

Um die Buchungsfreigabe für eine Ihrer Veranstaltungen zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Veranstaltung aus
2. Klicken Sie rechts auf "Einstellungen"
3. Wählen Sie "Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe"
4. Scrollen Sie zu der Überschrift "Manuelle Buchungsfreigabe" und klicken Sie auf "Manuelle Freigabe deaktiviert. Buchungen werden automatisch freigegeben"
5. Aktivieren Sie die Checkbox "Manuelle Buchungsfreigabe aktivieren"
6. Wählen Sie, ob Sie die manuelle Freigabe für alle Buchungen oder (nur für Enterprise-Kunden) nur für einzelne Ticketkategorien anlegen möchten und wählen diese ggf. aus der Liste aus. Sie können weitere Ticketkategorien mit der Freigabe belegen, indem Sie auf +Ticketkategorie hinzufügen klicken.            
7. Entscheiden Sie unter E-Mail Einstellungen, ob an die Bucher, die Sie auf "vormerken" setzen, eine automatische Nachricht versendet werden soll 
8. Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern
   
9. Um zu sehen, wie die Nachrichten an die Bucher aussehen, können Sie in den Einstellungen der Veranstaltung unter "E-Mail Inhalte" eine Test-E-Mail der jeweiligen Freigabe-E-Mails an sich selbst senden. Wenn Sie diese anpassen möchten, können Sie dies entsprechend durch das Editieren der Inhalte tun. Detailinformationen zum Anpassen der E-Mail Inhalten finden Sie hier.

2.2 Deaktivieren der manuellen Freigabe

Wenn für Ihre Veranstaltung die Buchungsfreigabe aktiviert ist und Sie diese wieder deaktivieren möchten, brauchen Sie lediglich in den Veranstaltungseinstellungen unter Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe die entsprechende Checkbox zu entfernen. Bitte beachten Sie, dass diese Änderung nicht nur für zukünftige Buchungen gilt, sondern dadurch auch alle noch nicht freigegebenen Buchungen automatisch freigegeben werden und die Bucher die entsprechende Benachrichtigung erhalten. Sie sollten daher vor dem Deaktivieren der Freigabe prüfen, ob sich unter den noch freizugebenden Buchungen noch welche befinden, die Sie vorher noch ablehnen möchten.

3. Freizugebende Buchungen verwalten

Eingehende Buchungen von Ticketkategorie, für die manuelle Buchungsfreigabe aktiviert wurde, werden bei der Berechnung der noch verfügbaren Tickets wie normale Buchungen gezählt. Die dadurch reservierten Plätze können für weitere Bucher aber wieder frei gegeben werden, wenn Sie die Buchung ablehnen.

Tipp: Auf Wunsch können Sie zu jeder neuen Buchung, die durch Sie freigegeben werden muss, eine E-Mail-Benachrichtigung von doo erhalten. Um dies für Ihren Organisations-Account zu aktivieren, schicken Sie uns eine kurze Nachricht an unser Support-Team.

Um Buchungen freizugeben, vorzumerken oder abzulehnen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Buchungsübersicht auf
2. Suchen Sie die entsprechende Buchung mit dem Status "Freigabe nötig" heraus. Über die Weiteren Suchoptionen können Sie nach dem Buchungsstatus "Freigabe nötig" filtern und bekommen dann alle noch nicht freigegebenen Buchungen angezeigt. Wählen Sie die freizugebenden Buchung aus.
   
   
3. Wenn Sie auf die Buchung klicken, können Sie alle eingegebenen Bucher- und Teilnehmerdaten einsehen, um zu entscheiden, wie Sie mit dieser Buchung verfahren möchten.
   

Alternativ können Sie auch direkt in der Buchungsübersicht die Buchungen gesammelt freigeben. Aktivieren Sie dazu die Checkbox bei den entsprechenden Buchungen und klicken auf oben auf "Freigeben". 

Auch können die Aktionen "Vormerken" und "Ablehnen" können gesammelt für alle gewählten Buchungen durchgeführt werden. 

3.1 Buchung ändern

Solange eine Buchung noch nicht freigegeben ist, können an ihr beliebig Änderungen vorgenommen werden. Wenn Sie also eine Ticketkategorie oder die Produktauswahl ändern möchten, einen Teilnehmer hinzufügen oder entfernen, oder nachträglich einen Promotion Code anwenden möchten, klicken Sie auf den Link "Buchung ändern".

Im nächsten Schritt können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen und z.B. die Ticketauswahl ändern. Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, erhält der Bucher automatisch eine Benachrichtigung über die vorgenommenen Änderung. Die Buchung behält weiterhin den Status "Freigabe nötig" und kann im nächsten Schritt von Ihnen freigegeben werden (s. 3.2).
Außerdem ändert sich die Buchungsnummer dieser Buchung

3.2 Bestätigen

Durch das Freigeben der Buchung durch Klick auf "Bestätigen" akzeptieren Sie die Anmeldung aller Teilnehmer dieser Buchung an Ihrer Veranstaltung. Es wird eine automatische E-Mail an den Bucher geschickt. Im Falle einer kostenfreien Buchung erhält der Bucher die Buchungsbestätigung direkt nach der Freigabe. Bei kostenpflichtigen Buchungen erhält der Bucher einen Link, um die Zahlungsart auszuwählen - der Bucher sollte den Zahlungsprozess vor Veranstaltungsbeginn einleiten, da nach Veranstaltungsende eine Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung über doo nicht mehr möglich ist.

Achtung: Das Freigeben der Buchung kann nicht rückgängig gemacht werden!

Sobald eine Buchung freigegeben wurde (und bei kostenpflichtigen Buchungen eine Zahlungsmethode gewählt wurde), werden die Teilnehmer in die Teilnehmerliste aufgenommen, die Sie als Excel herunterladen können. Weitere Informationen zum Thema Listen-Downloads finden Sie hier.

Wichtig: die Zahlungsmethode muss vor dem dem Ende der Veranstaltung gewählt werden. Nach Abschluss kann die Zahlungsmethode nicht mehr gewählt werden!

3.3 Vormerken

Durch das Vormerken einer Buchung können Sie sie für sich als bereits angeschaut markieren, um zu einem späteren Zeitpunkt zu entscheiden, ob die Buchung bestätigt oder abgelehnt werden soll. Die Buchung wird bis dahin in der Buchungsübersicht als "Vorgemerkt" markiert.

Wenn Sie in den Einstellungen zur Buchungsfreigabe die Option "Bei Rückfragen automatische E-Mail an Bucher senden" aktiviert haben, wird eine automatische Nachricht an den Bucher versandt. Diese Option ist beispielsweise sinnvoll, um dem Bucher mitzuteilen, dass er auf die Warteliste gesetzt wurde oder dass er Ihnen noch weitere Informationen oder Nachweise schicken soll, damit Sie seine Registrierung freigeben können.

3.4 Ablehnen

Durch das Ablehnen der Buchung kann keiner der Teilnehmer dieser Buchung die Veranstaltung besuchen. Es wird eine automatische E-Mail mit einer Absage an den Bucher geschickt. 

Achtung: Das Ablehnen der Buchung kann nicht rückgängig gemacht werden!

Tipp: Alternativ zur Buchungsfreigabe, die mit dem Aufwand der jeweiligen Prüfung sowie der manuellen Bestätigung oder Ablehnung verbunden ist, können Sie unter Umständen auch Zugangscodes verwenden: Geben Sie ausgewählten Personen exklusiven Zugriff zu Ihrer Veranstaltung bzw. zu bestimmten Ticketkategorien, sodass sie sich selber einbuchen können. Lesen Sie mehr dazu im folgenden Artikel Zugangs- und Promotion Codes.